Наряду с активным развитием информационных систем все большую популярной приобретают системы автоматизированного документооборота, использование которых присуще крупным предприятиям и компаниям, деятельность которых неразрывно связана с составлением и передачей большого количества различной отчетной бухгалтерской и финансовой документации.
Развитие компьютерных технологий и их повсеместное внедрение послужило толчком к увеличению количества обшей информации, которую ежедневно обрабатывают сотрудники фирм. Сохранять и отправлять такие объемы данных в бумажном виде нерентабельно и дорого, поэтому все большую актуальность приобретают автоматизированные комплексы, которые позволяют передавать информацию в электронном виде и дают возможность всем пользователям иметь доступ к необходимым документам и отчетам прямо на экране компьютера. Большим преимуществом будет и повышение экономичности производства благодаря экономии бумажных носителей и письменных принадлежностей, а также уменьшение расходов на курьерскую доставку.
Если тема вашей дипломной работы тесно связана с разработкой системы электронного документооборота, вы в первую очередь должны понимать, что решение на создание такого ПО должно быть заранее продуманным и взвешенным, все затраты и возможные негативные последствия просчитаны и адаптированы под реальную задачу. Для того, чтобы ваш проект оказался успешным и получил возможность дальнейшего применения на практике, необходимо четко следовать указаниям заказчиков и вашего научного руководителя, а также выбирать для реализации системы наиболее подходящие инструменты и механизмы, которые впоследствии легко модернизировать и видоизменять, тем самым развивая и адаптируя автоматизированную системы к новым потребностям.
Немаловажным фактором будет и реализация защитных функций программного комплекса, который включает в себя аутентификацию и авторизацию каждого пользователя и исключает свободный доступ к базе данных третьих лиц. Также следует продумать корректность и правильность хранения всех документов внутри системы, чтобы исключить возможность потери или случайного удаления важного документа.
Любой пользователь должен иметь свободный доступ к системе в течении 24 часов в сутки, все операции, проводимые внутри нее, должны фиксироваться и контролироваться алгоритмами для повышения корректности работы и стабильности.