В современном мире все производство, бизнес и торговые отношения между компаниями строятся не только посредством оказания взаимовыгодных услуг и заключения сделок, но и подготовкой соответствующей документации для проведения отчетности. Если раньше данный процесс был весьма рутинный и занимал большое количество времени, поскольку все отчеты подготавливались исключительно в бумажном виде, то сегодня, когда компьютерные и информационные технологии значительно шагнули вперед, большинство однотипных операций выполняют компьютеры, человек лишь контролирует правильность заполнения и корректность отправки электронных версий документов.
Автоматизированные системы получили достаточно широкое распространение и позволили значительно повысить эффективность всего процесса производства и его отдельных элементов в частности. Именно поэтому актуальность вопроса по созданию полноценной и многофункциональной системы, позволяющей автоматизировать документооборот, постепенно повышается. И большинство студентов-выпускников, которые заканчивают IT-направления, очень часто выбирают данную тему в качестве своей финальной дипломной работы.
Но каждому из них важно понимать, что по настоящему полезной и полноценной работой может считаться только такой проект, которые полностью удовлетворяет не только всем заданным требованиям заказчика и научного руководителя, но и еще несет важное практическое значение, например, может быть в дальнейшем использована в качестве опытного образца на одном из реально действующих предприятий. Для этого студенту приходится выполнять ряд обязательных базовых этапов, которые позволят раскрыть весь потенциал задуманного решения проблемы, а именно:
- Определение и вынесение на рассмотрение всех основных особенностей деятельности рассматриваемого предприятия, а также анализ исполняемых операций для выявление необходимости автоматизации обмена документами между взаимодействующими структурами;
- Структуризация полученных результатов и выведение некоторых основных бизнес-процессов, которые действительно требуют автоматизированного документооборота при соблюдении реальных объемов материальных затрат и сложности самого исполнения;
- Подбор и обоснование необходимых технических, программных и аппаратных средств для успешной реализации проекта. Установка и настройка ПО, организация безопасного пути передачи данных;
- Проведение тестовых испытаний и подготовка комплекса к работе в реальных условиях. Расчет экономической эффективности созданного проектного решения.