В современном мире, где основой для любой деятельности служит хорошо отлаженная автоматизированная информационная система, очень важно, чтобы все бизнес процессы, включенные в сферу ее влияния, были удобны и надежны. Ведь если рассматривать специфику работы любой компании, то можно смело сказать, что в любой, даже самой небольшой фирме, одну из главных ролей занимает организация документооборота как между сотрудниками, так и непосредственно между компанией и ее клиентами. И взаимоотношения это могут быть самые разнообразные – начиная от форм заказа и заканчивая счетами и актами, бухгалтерскими и финансовыми документами.
Именно поэтому для любой компании очень важна и актуальна задача правильной организации автоматизации документооборота. Благодаря такой популярности проблемы сегодня многие студенты-выпускники пытаются в рамках своих дипломных работ рассмотреть данную тему относительно одного конкретного предприятия и стараются как можно более качественно подойти к решению этого вопроса, а именно разработать такую систему, которая позволит:
- Комплексно решить задачи автоматизации отправки и получения я отчетной документации как со стороны поставщиков, так и со стороны клиентов;
- Обеспечить надлежащий уровень информационной безопасности благодаря применению таких средств защиты данных, как электронная цифровая подпись, криптографическая защита, передача кодированных данных по защищенному соединению;
- Увеличить качество и скорость работы с клиентами, поскольку на обработку и просчет одного заказа будет уходить гораздо меньше времени благодаря автоматическим ответам самой системы;
- Повысить общий уровень административного контроля как за деятельностью основного офиса, так и за работой всех отдаленных структурных подразделений благодаря удобным формам отчета.
Важно понимать, что данная проблема весьма важна для каждой компании, а ее решение принесет фирме значительные преимущества перед конкурентами, у которых еще подобная система не установлена. Именно поэтому дипломник должен в своей работе обратить внимание не только на практическую реализация проекта и его составляющие, но и также особо подчеркнуть важность и практическую ценность предложенного им решения, которое в случае успешных тестирований можно будет смело рекомендовать к установке на многих предприятиях и в различных компаниях.