Системы электронного документооборота внедряются для решения определенных задач, стоящих перед предприятием. К числу таких задач относятся: повышение эффективности управления предприятием за счет автоматизации контроля на всех уровнях; экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление потоками документов; автоматизация бизнес-процессов и поддержка системы контроля качества; обеспечение гибкости кадровой политики за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника; протоколирование деятельности предприятия с целью прогнозирования, планирования и принятия оптимальных стратегических решений.
Учитывая важность перечисленных задач с точки зрения развития предприятия, можно с уверенностью сказать, что по теме электронный документооборот диплом будет иметь высокую практическую значимость, он будет актуальным в современных условиях. А специфические особенности, которые имеются на каждом предприятии, позволят дипломнику сделать свою выпускную работу уникальной и внести в нее какие-то новые идеи и наработки.
Автоматизированная система электронного документооборота должна соответствовать стандартам на системы документации, отвечать обязательным требованиям масштабируемости, модульности, распределенности и переносимости, а также обеспечивать высокий уровень информационной безопасности.
Существует некоторый минимальный набор требований к функциональным возможностям такой системы, и выполненный по теме электронный документооборот диплом должен реализовывать этот функционал. Основными функциями систем электронного документооборота являются хранение электронных документов, поиск документа (в дипломной работе целесообразно реализовать как атрибутивный, так и полнотекстовый поиск), защита документов от несанкционированного доступа и маршрутизация документов.
В зависимости от конкретных условий работы предприятия, маршрутизация документов может быть свободной либо по заранее определенным маршрутам, последовательной (когда документ передается от одного сотрудника к другому) либо параллельной (когда документ одновременно поступает к нескольким сотрудникам), с контролем исполнения либо без него.
Автоматизация процесса маршрутизации документов может стать первым шагом на пути создания системы управления электронным документооборотом, которая является важнейшим этапом комплексной автоматизации предприятия. Таким образом, разработанная дипломником система будет интегрирована в единую информационную систему предприятия.