Работа диспетчера требует применения программного обеспечения, обрабатывающего информацию о работе транспорта. Диспетчерские программы необходимы для создания мониторинговой системы транспорта. За разработку подобных приложений берутся и студенты, в рамках дипломного проектирования.
На транспортных средствах компании должны быть установлены терминалы, которые будут передавать информацию для диспетчерской программы. Программы считывают маршруты и все параметры, связанные с перемещением автомобиля из начальной точки в конечную. Все данные поступают диспетчеру через интерфейс в виде таблиц, графиков, сообщений. В различных случаях может использоваться облачный сервер или локально установленное программное обеспечение. На функциональность программы это не влияет.
Разрабатываемая программа должна работать посредством интерфейса, допускать одновременную работу нескольких пользователей, не требовать от рабочего компьютера особых возможностей, кроме наличия интернет браузера. На экране должны одновременно отображаться отчёты и картографические окна. Большие требования предъявляются и к гибкости построения форм отчётов. Диспетчер должен иметь возможность получить информацию по каждому отдельному автомобилю и общие статистические показатели всей организации. Работа автомобиля анализируется по пробегу, простоям, расходу топлива, режиму эксплуатации и так далее. Исходя из этих данных возможна корректировка норм расхода топлива. Анализу подвергается и перемещения автомобиля, его пробег, расход топлива, выполненная работа. С помощью специального алгоритма выявляется факт заправки или слива топлива, вычисляется расход.
При групповом анализе рассчитываются рейтинги, заполняются сравнительные таблицы. Программа должна предоставлять возможность получение отчёта о работе любого количества транспортных средств за любое время.
Контролируются и водители, их работа учитывается, на каком бы автомобили она не осуществлялась. В реальном времени должно отображаться состояние автотранспорта, его местонахождение, выбранные события. Уведомления о заявленных событиях, происшествиях и нарушениях должно поступать автоматически.
Интерфейс же программы должен позволять работать со всеми отчётами, интерактивно переходить из одного в другой, сохранять и распечатывать файлы. Также система позволяет передавать данные в управление и другие учётные системы.
С помощью подобных программ удаётся оперативно управлять автопарком, учитывая состояние и нахождение каждого автомобиля, получать объективные отчёты, выявлять нарушения.