Проблема учета заявок возникает на многих предприятиях, будь то строительная компания или муниципальное учреждение, торговая фирма или салон красоты. Ведение учета заявок вручную, на бумажных носителях сегодня уже неприемлемо – слишком велики информационные потоки, часто изменяются условия и цены на предоставляемые товары и услуги, велика вероятность ошибок, допущенных по невнимательности или из-за утомления человека.
Системы автоматизации учета заявок, основой которых являются электронные базы данных, используются повсеместно. Стоит, однако, отметить, что на многих предприятиях системы такого рода носят исключительно регистрационный характер и не имеют аналитических возможностей.
Между тем, экономическая сущность автоматизации учета заявок заключается именно в возможности аналитической обработки информации, на основе чего возможно осуществлять стратегическое планирование деятельности компании и принимать оптимальные управленческие решения.
Таким образом, разрабатывая информационную систему учета заявок в рамках дипломного проектирования, выпускник должен не только решать задачи регистрации поступивших заявок, но и преследовать цели обобщения имеющейся информации и ее анализа.
Грамотно спроектированная система учета заявок позволит отслеживать и особенности потребительских интересов, рост или падение спроса на те или иные товары и услуги. Благодаря этому можно прогнозировать поступление заявок в краткосрочной и среднесрочной перспективах, и планировать работу предприятия.
Еще шире экономическая сущность автоматизации учета заявок раскрывается, если использовать такую информационную систему для работы с клиентами. Система позволит отслеживать предпочтения постоянных клиентов, создавать для них наиболее выгодные условия, предлагать им новые товары и услуги с учетом их интересов.
Дипломнику следует разработать структуру базы данных так, чтобы в ней фиксировалась информация и о тех заявках, от которых потребители отказались. Удаление такой информации из базы нецелесообразно, поскольку анализ отказов позволит сделать выводы о наиболее вероятных причинах отказов и внести коррективы в работу предприятия. Принятые на основе системы автоматизации учета заявок управленческие решения, безусловно, скажутся на качестве выпускаемой продукции и повысят эффективность работы предприятия.