Предприятия, которые продают товары или услуги, постоянно сталкиваются с путаницей в заявках от клиентов. Если в компании только один продажный канал, то справиться с ним при помощи бумажной документации представляется возможным, но если каналов распределения очень много, то, как бы квалифицированные сотрудники ни старались работать, ошибок при учете заявок не избежать. Например, заявки поступают от нескольких филиалов, интернет источников, дилеров, торговых агентов и прямых потребителей и каждую нужно оформить, обработать, выполнить, закрыть и сохранить.
Для решения этой и подобных сложностей в работе предприятия применяется автоматизация учета заявок. Вообще, автоматизацией считается внедрение на предприятии средств или технологий научно-технического процесса для освобождения персонала от трудоемких процессов и операций.
Процесс учета заявок не назовешь трудоемким, но если заявок много, то человеку самостоятельно справиться с ним сложно. На помощь приходят программы, которые позволяют минимизировать расходы на хранение заявок, риск ошибок при введении данных, уменьшить утечку информации, упростить процесс принятия заявки сократить время на оформление и обработку, увеличить точность введения информации.
Автоматизация учета заявок обладает преимуществами как для сотрудников предприятия, так и для клиентов. Так, сотрудник может создавать заявку, согласно шаблонам, которые содержат требуемые пункты, видит статус заявки, время на ее выполнение, а также следить за изменением статуса. Упрощается процесс распределения заявок, формирования отчетности и документации, сортировать заявки по клиентам, датам, важности, статусам и так далее.
Клиенты в свою очередь следят за статусом выполнения их заявки, появляется доверие к поставщикам, уменьшаются риски обмана и ошибки, редактировать и корректировать данные своих заявок.
В дипломных работах, которые затрагивают тему автоматизации учета заявок подробно рассматривается сущность задачи автоматизации с экономической стороны, приводятся проекты программ и систем по работе с заявками клиентов, которые подходят под работу определенного предприятия. Также предоставляются все необходимые экономические расчеты, включая экономию времени, период окупаемости, увеличение экономического эффекта и увеличение прибыли предприятия.