На любом, даже на самом маленьком по численности сотрудников, предприятии существует система документооборота. А чем крупнее компания, тем больше документов (приказов, договоров, служебных записок и прочих) проходит через руки секретаря, отправляясь в различные отделы компании. В дипломе автоматизация документооборота на предприятии студенту предлагается разработать и внедрить программный продукт, позволяющий максимально отказаться от бумажных носителей.
Автоматизация документооборота позволяет снизить затраты на расходные материалы, содержание архива, раздутый штат делопроизводителей и бухгалтеров. Если же посмотреть глубже – увидим, что автоматизация решает и более серьезные проблемы:
- формирует целостную картину происходящего на предприятии
- улучшает организацию деятельности всех подразделений
- повышает качество обслуживания клиентов
- более эффективно использует людские, коммуникационные, инвестиционные и другие производственные ресурсы
Автоматизированная система документооборота может содержать в себе множество самых разнообразных функций. Она может быть разработана на заказ, с учетом требований конкретного заказчика,а может быть и типовая, подходящая для большинства организаций. Создавая типовое решение, вы можете исходить из принципа разумной достаточности и автоматизировать такие операции, которые будут успешно использоваться в любой компании. Например:
- Ведение справочника фирмы
- База приказов и распоряжений
- Контроль поручений
- База внешних контактов
- База юридических документов
Чтобы наиболее точно создать автоматизированный продукт, желательно как можно приближенно составить схему рабочего процесса управления документами. При подготовке к внедрению нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.
Подумайте о том, как решить сложности и автоматизировать передачу информации, имеющую различную форму представления: графика, таблицы, текст, звуковые и видео файлы. Кроме того, нужно предусмотреть управление потоками информации как внутри предприятия,так и во внешней среде.