Активный переход различных организаций и предприятий на использования автоматизированных информационных систем привел к увеличению объемов генерируемых данных, которые необходимо проверять и хранить. Поскольку в современном обществе информация играет одну из значительных ролей, важно не только правильно ее сформировать, но и суметь оперативно донести до адресата и быстро получить обратный ответ. Такие возможности может предоставить только автоматизированная система документооборота, где каждый пользователь имеет полный доступ ко всей базе знаний и документации, имеет возможность скопировать, сохранить или изменить ту или иную информацию, проконтролировать процесс создания необходимых для отчетности документов.
Актуальность проблемы, связанной с реализацией таких компьютерных систем в последнее время стала все более выраженной. Внедрение новых технологий позволяет значительно снизить нагрузку на сотрудников финансового отдела и бухгалтерии, а также дать новые возможности для развития и упрощения бизнес-процессов. Именно поэтому большое количество студентов, которые обучаются на технических направлениях, выбирают темами своих дипломных работ именно реализацию таких автоматизированных систем документооборота.
Важно понимать, что для успешного написания такой сложной работы необходимо не только исследовать теоретическую часть данного вопроса, но также предложить или реализовать свой вариант ИС, которая позволит облегчить обмен документами и постепенно исключит использование бумажных носителей.
Вы должны будете поставить перед собой ряд задач, которые необходимо будет решить за время исследования и подготовки практической части, а именно:
- выявить подобные рассмотренные вопросы в других источниках (электронных, литературных) и определить основные методы, с помощью которых решалась та или иная проблема автоматизации;
- провести анализ деятельности исследуемого предприятия, выявить основные каналы пересылки документации, а также определить круг лиц, которым необходим будет первоначальный доступ в созданную систему;
- привести и обосновать выбранный метод реализации автоматизированной системы, опираясь на полученные результаты анализа и свой практический опыт;
- осуществить весь ряд необходимых действий, связанных с переходом на компьютерную отправку документации, для этого закупить необходимое оборудование, настроить сервера, поставить ПО и протестировать корректность работы;
- сделать финальные выводы и рассмотреть перспективы дальнейшего развития.