В условиях рыночной экономики, для которых характерна жесткая конкуренция, автоматизация документооборота дает возможность оптимизировать работу и позволяет получить преимущества перед конкурентами за счет уменьшения времени, требуемого для принятия оперативных и стратегических решений.
Информационные потоки современного предприятия ничуть не уступают по значимости материальным потокам, поэтому информацию необходимо обрабатывать быстро и качественно. Утрата информации или ее искажение в результате несанкционированного доступа может повлечь за собой существенные материальные потери для предприятия. Автоматизация документооборота на предприятии позволяет решить эти проблемы, а также способствует систематизации документов, обеспечивает удобство поиска требуемой информации, повышает производительность труда сотрудников, разграничивает их права доступа - в целом, способствует повышению эффективности работы с документами.
Таким образом, можно смело утверждать, что современному предприятию (независимо от типа собственности и масштаба) требуется автоматизированная система документооборота. Разработке таких систем могут быть посвящены дипломные работы выпускников соответствующих специальностей.
Выбирая такую тему диплома, необходимо учитывать, что автоматизация документооборота на предприятии тесно связана также с задачами автоматизации делопроизводства, организации и управления документами и архивами документов. Иногда эти задачи решаются путем внедрения различных программных продуктов, но если эти задачи еще не решены, то целесообразно подумать о проектировании единой информационной системы, состоящей из нескольких подсистем с соответствующей функциональностью. В рамках такой комплексной системы можно будет решить задачи автоматизации как производственного, так и управленческого документооборота.
Основными требованиями к такой системе будут: расширяемость и масштабируемость, удобство использования, наличие эргономичного пользовательского интерфейса. Необходимо обоснованно выбрать и программно-аппаратную платформу, учитывая особенности предприятия и уже используемые информационные системы.
Следует уделить особое внимание вопросам обучения персонала. Разработанная система будет малоэффективной в случае неподготовленности персонала к работе с ней. Поэтому в рамках дипломной работы целесообразно создать несколько обучающих роликов, которые можно продемонстрировать на защите.