Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) нередко превращает бюрократическую машину предприятия из «застоявшегося болота» в работоспособный механизм, однако, как и всякая информационная система, она порождает и новые риски. Пренебрежение вопросами защиты информации повлечет за собой угрозу конфиденциальности и может привести к существенным материальным потерям.
Безусловно, основным элементом СЭД является документ, но защита электронного документооборота подразумевает нечто большее, чем просто защиту хранящихся в ней документов от несанкционированного доступа. Защищена должна быть вся информационная система в целом, как на программном, так и на аппаратном уровне. Также должны быть разработаны и реализованы меры организационной защиты. Таким образом, необходимо выстраивать комплексную систему защиты, подразумевающую обеспечение безопасности и нейтрализацию возможных рисков на всех уровнях СЭД.
Защита электронного документооборота должна быть эффективной при реализации таких потенциальных угроз, как доступ злоумышленника, отключение электропитания, поломка оборудования, вирусная атака, случайное или преднамеренное искажение или удаление данных. Реализация такой системы потребует существенных финансовых затрат. В конечном итоге, стоимость системы защиты может превысить стоимость самой СЭД, поэтому необходимо искать разумный компромисс между безопасностью системы и стоимостью ее защиты.
Типовыми угрозами для большинства СЭД являются: угроза целостности, угроза конфиденциальности и угроза работоспособности системы. Система защиты электронного документооборота в первую очередь должна реализовывать меры защиты именно от этих угроз. Для дипломника, который в качестве темы выпускной работы выбрал тему защиты электронного документооборота, важно определить, будет ли система защиты реализована как отдельная подсистема или методы защиты будут интегрированы в саму СЭД.
Безопасность доступа обеспечивается разграничением прав и идентификацией и аутентификацией пользователя, запрашивающего информацию в системе. Огромными возможностями для защиты конфиденциальной информации обладают криптографические методы. В рамках дипломного проекта можно реализовать тот или иной алгоритм шифрования и интегрировать его в систему защиты. Следует обратить внимание на то, что в пояснительной записке должны быть подробно описаны меры организационного характера, которые предпринимаются с целью защиты информации.