Те предприятия, деятельность которых связана с приёмом заявок, часто сталкиваются с возникающей с ними путаницей. При наличии только одного продажного канала, с заявками ещё можно справиться, ведя документооборот в бумажном виде. Но, при условии наличии множества распределительных каналов, справится с потоком заявок безошибочно, не сможет целая команда квалифицированных сотрудников. Решить данную проблему можно с помощью автоматизации учёта заявок. Автоматизация, то есть использование технологий и средств, освобождающих персонал от монотонных и трудоёмких операций, позволяет полностью избавиться от ошибок при работе с заявками и от вороха бумажных документов.
Работа, связанная с учётом документов, не относится к очень трудоёмким, но, при большом их количестве, работнику становится сложно справиться с ними своевременно. На помощь ему приходит программное обеспечение, позволяющее минимизировать затраты на хранение документов, почти к нулю сводит риск допущения ошибок, уменьшает возможность утечки информации, упрощает процесс рассмотрения заявки, её обработки и оформления.
Выгодна и удобна автоматизированная система приёма заявок и сотрудникам организации, и её клиентам. В шаблоне заявки, по которому она может создаваться имеются все пункты, подлежащие заполнению, сотрудник может отслеживать статус заявки, его изменения, время её исполнения. Автоматизация значительно упрощает процесс распределения данных заявок, формирование отчётов и документов, сортировку заявок по отдельным клиентам, по дате, статусу, важности.
Клиентов радует возможность следить за стадией исполнения их заявок, это повышает степень их доверия поставщику, уменьшает риск быть обманутым, позволяет вносить изменения в свою заявку.
В настоящее время большая часть студентов берут тему автоматизации учёта заявок, в качестве темы своей дипломной работы. В этих работах они подробно рассматривают экономическую сущность процесса автоматизации, разрабатывают проекты программного обеспечения и информационных систем, позволяющих обрабатывать заявки клиентов некоему конкретному, рассматриваемому в дипломной работе, предприятию. В работу обязательно входят расчёты экономических показателей: экономии времени, периода окупаемости, рост прибыли.