Сегодня ни одна компания, ни одно предприятие в своей деятельности не может обойтись без различной документации, которая может присутствовать в абсолютно разных сферах взаимодействия, начиная от сотрудничества с поставщиками и клиентами и заканчивая отчетными ведомостями для бухгалтерии и финансовыми выписками. И чем больше компания, тем больше у нее различной документации, которую необходимо где-то хранить. Главная сложность заключается в том, что бумажные носители сегодня стоят немало денег, к этой сумме также можно прибавить расходы на почтовую отправку и другие затраты. Трудность также состоит в том, что такой пакет документов идет до получателя минимум 1 день, что в определенных случаях очень критично, особенно, если дело касается немалых денежных средств или выгодных сделок.
Актуально проблемы внедрения удобной автоматизированной системы уже давно является очень популярной темой для размышления у многих компаний. Но даже не смотря на начальные затраты, которые понадобятся для установки соответствующего программного обеспечения и его дальнейшее сопровождение, преимуществ в такое нововведении значительно больше. Именно поэтому многие студенты выпускники, которые получают специальности, связанные одновременно и с экономикой, и с IT-направлениями, всерьез задумываются над данной проблемой и даже разрабатывают проекты автоматизации документооборота. Дипломная работа в данной сфере позволяет не только получить полезный и нужный опыт, но и показать себя как полностью сформировавшегося специалиста в своей сфере деятельности, а также, если повезет, найти хорошее место для будущей работы.
Что касается самой работы, то важно понимать основные преимущества проведения автоматизации — это позволит правильно сформировать цели и задачи в начале проекта, а также оценить получившийся результат и сделать правильные выводы. Автоматизацию документооборота лучше всего начинать с полноценного анализа деятельности компании, выявления основных информационных потоков, фиксации адресатов и отправителей. После того, как результаты получены, следует здраво оценить экономическую эффективность от этого нововведения — просчитать производительность фирмы до автоматизации и после нее. Если расчеты будут удовлетворять руководство, можно смело искать подходящее ПО и аппаратные ресурсы для реализации данной идеи, а также оценивать финансовые вложения.
Помните, что в работе нужно не только аналитическое, но и практическое применение ваших знаний, поэтому в 3 части диплома обычно показывается весь ход реализации идеи, а в конце уже подводятся результаты и пишется заключительный вывод.