Точной количественной характеристики экономического эффекта от внедрения в работу организации электронного документооборота не существует, так как все параметры формализовано слабы. Подобная оценка всегда является приблизительной, но она однозначно демонстрирует рост эффективности работы. Чем правильнее выбор системы документооборота и чем грамотней он организован, тем выше его эффективность.
В дипломных проектах, посвящённых этой теме чаще, всего описываются процессы, связанные с внедрением вновь созданного комплекса или максимально приспособленного под определённую организацию. И в том, и в другом случае система должна позволять коллективную работу с документами, т.е. документооборот должен способствовать удобному хранению и объединению документов, и обеспечивать постоянный доступ к ним.
Если дипломный проект посвящается теме создания и внедрения системы электронного документооборота, то почти вся работа должна рассказывать о данных процессах. В пояснительную записку вносится техническое задание, подготовка всех нужных документов, процесс внедрения готовой СЭД в производственный процесс.
Дипломник в первую очередь описывает этап постановки цели и задачи работы. Здесь он указывает назначение своей разработки, требования заказчика к продукту. На втором этапе необходимо выделение технико-экономического обоснования, с аналитическими данными работы организации, с оценкой эффективности новой системы и временных затрат, необходимых для её разработки и внедрения. Третий этап требует определения платформы, системы, выбора необходимых программ, сравнительного анализа различных технологий. На четвёртом этапе начинается непосредственный процесс разработки системы, её структуры и схемы документальной обработки, в которую будет входить хранение документов, маршрутизация и контроль исполнения разнообразных задач. Далее разработчик переходит к пятому этапу, на котором создается схема доступа пользователей и реализация программ, являющихся составной частью проекта. Готовый продукт подвергается тестированию в реальных производственных условиях.
После выполнения практической части, определяются экономические, временные, финансовые показатели, которых удалось достичь при реализации проекта, составляются сравнительные таблицы, делаются выводы.