Сегодня процессы автоматизации документооборота в компании становятся необходимым решением. Связано это в первую очередь с тем, что благодаря использованию подобных систем все данные получается обработать быстрее и качественнее, а всю информацию, которая сохраняется в процессе работы, можно более эффективнее защитить от третьих лиц или от НСД.
В рамках подготовки дипломного проекта по данной тематике вам следует понимать, что для того, чтобы как можно грамотнее и доказательнее описать актуальность и значимость выбранной темы работы, важно привести ряд причин, по которым необходимо отказаться от классической системы учета документов. И к таким факторам можно отнести:
- Возможную потерю бумажные документов;
- Накапливание документов из неизвестных и сомнительных источников;
- Большой риск попадания документов в чужие руки;
- Огромные временные затраты, связанные с поиском и формированием тематической подборки требуемых данных;
- Бесконечное создание копий одного документа, а, следовательно, рост затрат на канцелярию;
- Трудоемкость процесса подготовки самих документов.
Все эти факторы в той или иной степени могут обосновать актуальность и значимость проделываемой работы, целью которой должно стать создание и внедрение АИС для автоматизации документооборота компании.
В процессе подготовки диплома вам предстоит решить немало задач, основными из которых станут:
- Изучение деятельности рассматриваемого предприятия, описание его структуры и базовых бизнес-процессов;
- Подготовка номенклатуры документов, составление инструкций и справочников;
- Изменение, создание с нуля или переработка используемой ИС под требования конкретной компании на основе выявленных требований и пожеланий;
- Тестирование, установка и настройка комплекса ПО для ввода его в опытную эксплуатацию;
- Проведение обучения персонала и подведение итогов по эффективности работы системы.
Важно помнить, что созданная Вами система (не важно, была ли она доработана или реализована с нуля), обязана отвечать некоторым основным требованиям и соответствовать итоговым ожиданиям заказчика, а именно:
- Поддерживать слаженную совместную работу;
- Упросить ввод, создание, обновление и пересылку документов;
- Увеличить общую производительность труда благодаря минимизации времени обработки одного документа;
- Увеличить оперативность доступа к данным;
- Помочь грамотно разграничить права доступа пользователей к данным.