Далее в пояснительной записке должно быть приведено описание печатных форм и экранных макетов. В этом описании следует дать краткую характеристику каждого показателя, содержащегося в макете. Алгоритмы расчета показателей должны быть приведены ранее в разделе «Формализация расчетов» аналитической части. Если такой раздел не предусмотрен содержанием диплома, то алгоритмы расчета вычисляемых показателей следует описать здесь же. При этом целесообразно использовать табличную форму с указанием наименования показателя, его идентификатора и алгоритма расчета. В приложениях к пояснительной записке рекомендуется привести заполненные экземпляры всех ведомостей, генерируемых системой.
Если ведомости представляются в печатном виде, то формы результатных документов должны проектироваться с учетом используемых принтеров. В этом случае в приложениях требуется привести примеры распечаток ведомостей.
Если в информационной системе предусмотрен другой формат получения результатной информации, отличный от ведомости (например, некоторое сообщение для передачи другому пользователю в многопользовательской распределенной ИС), то необходимо подробно описать структуру такой информации и указать, какие действия необходимо совершить с ней для ее дальнейшей обработки (сохранить, распечатать или переслать сообщение по сети).
Если результатная информация предназначена для длительного использования в ИС, то для ее хранения создаются специальные файлы. В таком случае в пояснительной записке требуется не только описать структуру этих файлов, но и обосновать способ их организации.
В частности, требуется обосновать, будет ли файл входить в состав проектируемой базы данных или будет генерироваться отдельно (первый вариант предпочтителен в случае, если результатная информация используется в дальнейшем другими пользователями ИС, второй - когда не предполагается обращение системы к полученным данным). Если файл будет входить в состав БД, то необходимо отметить, будет ли он доступен другим приложениям или доступ к его содержимому будет осуществляться только средствами ИС.
Если результатная информация является информацией ограниченного доступа, то следует указать, какие средства защиты применяются к этому файлу.
Для каждого файла должна быть приведена информация о ключевом поле, количестве записей в файле, длине одной записи, общем объеме файла. Следует указать способ организации файла и способ доступа к данным в нем (прямой, последовательный или смешанный). Если предполагается регулярное обновление файла, то необходимо указать периодичность обновления.
Если файл с результатной информацией входит в состав БД, то его структура должна быть подробно описана в датологической модели. Аналогичная схема применяется для описания файлов с входной и с промежуточной информацией.
Таким образом, характеристика результатной информации в пояснительной записке должна состоять из двух дополняющих друг друга частей: в первой описываются результатные таблицы и документы; во второй – файлы, предназначенные для длительного хранения этих данных.