В настоящее
время все больше предприятий и организаций переходят на систему электронного
документооборота. С чем же связан такой интерес к этому техническому новшеству?
Во-первых, постоянное увеличение объема документации в бумажном виде приводит к
многочисленным трудностям – усложняется поиск нужного документа, заканчивается
свободное место в офисе.Во-вторых, страдает и сохранность документов, а всему
виной человеческий фактор и время, поскольку бумажные документы со временем
выцветают, рвутся, их попросту могут потерять.
Автоматизирование
этого процесса позволит значительно упростить как сам процесс обработки
документов, так и сокращение затрат на различные ресурсы (электричество,
бумагу, краску). Для такого рода автоматизации обычно используется
соответствующее программное обеспечение – системы электронного документооборота
(СЭД), предназначенные для одновременной работы нескольких пользователей. Они
бывают нескольких видов:
· системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (своего рода электронные архивы),
· системы с развитым управлением потоками работ и данных (обеспечивают движение объектов к адресатам),
· системы, ориентированные на управление и накопление знаний (совокупность первой и второй системы),
· системы, разработанные для коллективной одновременной работы.
При написании диплома по данной теме, основной упор делается именно на процесс внедрения одной из представленных выше систем на предприятие, поскольку именно он затрагивает все уровни и меняет кардинальным образом схему управления. Также в работе стоит учитывать, в масштабах какой организации будет делаться данный проект, поскольку сейчас складывается тенденции в использовании таких систем не только большими компаниями, но и малым и средним бизнесом. Нельзя также забывать и о приоритетах заказчика - одним необходимо описать, a затем реализовать электронный архив, в котором будет просто храниться вся документация, а другим нужен полноценный комплекс с координацией работ и управлением логистикой и затратами. Примеры таких проектов:
«Разработка веб-приложения для автоматизации документооборота юридической компании»,
«Автоматизация ИО документооборота в организации с использованием СУБД Access».
«Внедрение системы электронного документооборота в отделении пенсионного фонда»