Даже самое небольшое предприятие не обходится без системы документооборота. С ростом же компании, число документов возрастает значительно. Речь идёт о приказах, договорах, служебных записках и так далее, всё это секретарь отправляет в отделы, департаменты, цеха. Диплом на тему автоматизации документооборота предлагает разработку программного продукта, позволяющего отказаться от бумажных документов и последующее внедрение данной системы.
Автоматизация документооборота, позволяет организации существенно снизить затраты на содержание архивов, на раздутый штат бухгалтеров и делопроизводителей, на расходные канцелярские материалы. Более углублённый взгляд выявит и возможность решения гораздо более серьёзных проблем:
- формирования целостной картины всего, что происходит в организации;
- улучшения организации деятельности подразделений;
- повышения качества взаимоотношений с клиентами;
- повышения эффективности использования людских всех, без исключения, производственных ресурсов.
Функциональность автоматизированной системы документооборота очень высока. Если она разработана специально для конкретной организации, то она учитывает все её особенности, но большинству предприятий достаточно и типовой системы. При создании типового решения, проектировщик исходит из принципа достаточности и автоматизирует те операции, которые успешно используются во всех компаниях, речь идёт о ведении справочников, базе приказов, контроле исполнения поручений, базе контрагентов, юридических справочниках.
Для создания максимально точно автоматизированного продукта требуется составление, хотя бы приближённой схемы рабочих процессов, необходимых для документооборота. Перед внедрением системы, поэтапно рассматривается документооборот, то есть создание документа, его согласование и утверждение, исполнение и утилизация. Важным моментом является определение прав доступа, системы оповещения во время процесса согласования и по ходу его оборота.
Решения требует автоматизированная передача информации, заключённой в различную форму: графики, таблицы, тексты, звуковые файлы, видео файлы. Помимо этого должна быть предусмотрена возможность управления информационными потоками внутри организации и выход её во внешнюю среду.