В современном мире ни одна деятельность не может производиться без соответствующих документов, которые отвечают за правильность процессов производства, итоговые результаты и позволяют составлять различного рода отчетности. Поскольку сегодня для взаимодействия с различными структурами и отделами внутри предприятия, а также за его пределами используют разные компьютерные технологии, логичным было бы создание одной общей автоматизированной системы, которая бы позволяла не тратить много времени на подготовку бумажных образцов документов, а сразу отправлять их в электронном виде. Это бы значительно ускорило бизнес-процессы, а также бы улучшило качество обмена информацией и позволило оперативно передавать нужные данные.
В настоящее время тема автоматизации документооборота на предприятии приобретает все большую актуальность, поскольку от грамотно примененных технологий напрямую зависит дальнейшее успешное развитие любой компании. И сегодня на рынке IT-продуктов представлено огромное количество всевозможных вариантов организации таких систем — от отдельных программных модулей до комплексных решений.
Повышенная значимость дипломных работ, связанных с автоматизацией документооборота, связана также с активным внедрением информационных систем в различные производственные процессы, которые обязаны повысить эффективность работы и уменьшить сложность и монотонность труда. Если вы собираетесь писать диплом, посвященный данной теме, важно понимать, что основная цель, которую необходимо ставить перед собой в самом начале, должна заключаться в качественном анализе и определении необходимых мер, которые нужно провести для того, чтобы внедрить автоматизированную систему и успешно ее использовать в рамках конкретной фирмы.
Для достижения обозначенной выше цели вы можете использовать различные средства, но обязательным в работе будет проведение нескольких важных этапов, которые помогут определить итоговый результат и добиться хороших показателей, а именно:
- рассмотреть особенности основных процессов документооборота, которые характерны для исследуемого предприятия, и выделить основные принципы их построения и проведения;
- по итогам анализа выделить несколько главных процессов, нуждающихся в автоматизации для достижения максимальной эффективности при минимальных потерях;
- выбрать и описать необходимое прикладное ПО и инструментарий, который вам понадобиться в процессе проектирования и реализации автоматизированной системы;
- запрограммировать и протестировать готовое ПО, выявить основные преимущества, составить графики экономической эффективности и предложить варианты дальнейшей оптимизации.