В век развития информационных технологий и повсеместной автоматизации производства все большее внимание заслуживают создаваемые и внедряемые IT-системы, которые позволяют охватывать весь спектр деятельности компании и увеличивать эффективность производства и ведения бизнес-процессов благодаря внедрению современных средств обработки информации и активной поддержке пользователя и сотрудников на каждом этапе деятельности, а также создание удобной системы контроля и разработка новых инструментов регулирования каждой стадии производства и работ персонала.
Одним из таких примеров является внедрение автоматизированной системы в деятельность рекламного агентства, которая дает следующие преимущества для руководства и остального коллектива:
- сокращение сроков для внесения различных рекламных кампаний за счет работы модульного размещения и подготовки материалов по шаблонам;
- уменьшение количества ошибок различного рода, которые связаны с набором текста, погрешностей публикации и неравномерной продолжительностью рекламных блоков;
- равномерная продажа всех рекламных мест в печатных изданиях за счет модульной структуры публикаций;
- оптимизация финансовой деятельности и контроль за расходованием денежных средств.
Для того, чтобы такая система функционировала и приносила реальную экономическую выгоду, еще на этапе проектирования необходимо выявить основные возможности будущего программного обеспечения и реализовать их в первую очередь:
- поддержка размещения рекламных проектов в СМИ;
- наличие необходимых инструментов для создания рекламного контента;
- интеграция с популярными офисными пакетами и специализированными программами по обработке роликов и изображений;
- ведение базы данных по заказчикам, а также наглядное отображение всех активных и завершенных заказов. Возможность их выгрузки в 1С или другие программы для учета;
- генерация финансовых и бухгалтерских документов, предоставление отчетов по работе сотрудников и контроль выполнения плана.
Описанные выше возможности и основные преимущества такой системы помогут не только уменьшить роль человеческого фактора в процессе производства рекламы, но и увеличат эффективность руководителя, обеспечат контроль оплаты заказов, сократят время на проведение и внесение рекламных кампаний и будут давать максимально актуальную информацию, используя динамическое обновление базы данных.