В условиях рыночной экономики, для которых характерна жесткая конкуренция, автоматизация документооборота дает возможность оптимизировать работу и позволяет получить преимущества перед конкурентами за счет уменьшения времени, требуемого для принятия оперативных и стратегических решений.
Информационные потоки современного предприятия ничуть не уступают по значимости материальным потокам, поэтому информацию необходимо обрабатывать быстро и качественно. Утрата информации или ее искажение в результате несанкционированного доступа может повлечь за собой существенные материальные потери для предприятия. Автоматизация документооборота на предприятии позволяет решить эти проблемы, а также способствует систематизации документов, обеспечивает удобство поиска требуемой информации, повышает производительность труда сотрудников, разграничивает их права доступа - в целом, способствует повышению эффективности работы с документами.
Таким образом, можно смело утверждать, что современному предприятию (независимо от типа собственности и масштаба) требуется автоматизированная система документооборота. Разработке таких систем могут быть посвящены дипломные работы выпускников соответствующих специальностей.
Выбирая такую тему диплома, необходимо учитывать, что автоматизация документооборота на предприятии тесно связана также с задачами автоматизации делопроизводства, организации и управления документами и архивами документов. Иногда эти задачи решаются путем внедрения различных программных продуктов, но если эти задачи еще не решены, то целесообразно подумать о проектировании единой информационной системы, состоящей из нескольких подсистем с соответствующей функциональностью. В рамках такой комплексной системы можно будет решить задачи автоматизации как производственного, так и управленческого документооборота.
Основными требованиями к такой системе будут: расширяемость и масштабируемость, удобство использования, наличие эргономичного пользовательского интерфейса. Необходимо обоснованно выбрать и программно-аппаратную платформу, учитывая особенности предприятия и уже используемые информационные системы.
Следует уделить особое внимание вопросам обучения персонала. Разработанная система будет малоэффективной в случае неподготовленности персонала к работе с ней. Поэтому в рамках дипломной работы целесообразно создать несколько обучающих роликов, которые можно продемонстрировать на защите.
Целью любого предприятия является выпуск продукции и получение прибыли. Существенную долю прибыли предприятие получает в результате реализации своей продукции через отдел продаж. Таким образом, любое предприятие заинтересовано в эффективной и качественной работе отдела продаж.
Вопреки распространенному мнению, автоматизация работы отдела продаж не требует серьезных капиталовложений. Разработка информационной системы для решения этой конкретной задачи обойдется в несколько десятков тысяч рублей, а покупка готовой системы – еще дешевле. Задача автоматизации отдела продаж может быть решена выпускниками соответствующих специальностей в рамках дипломных работ.
В результате внедрения системы автоматизации в отделе продаж руководство предприятия получит полный контроль всех коммуникаций менеджеров с клиентами, что гарантирует лояльность клиента компании, а не конкретному менеджеру. Возможность анализа всех телефонных переговоров позволит не только осуществлять контроль активности сотрудников отдела продаж, но и выявит допущенные ошибки и повысит эффективность обучения менеджеров.
Полная автоматизация работы отдела продаж позволит регистрировать звонки, встречи, переговоры, достигнутые результаты, то есть собирать статистические данные и проводить их анализ. В результате станет понятно, на каком этапе и по каким причинам происходит потеря клиента. Таким образом, автоматизированная система позволит существенно повысить эффективность работы отдела продаж.
При проектировании информационной системы в рамках дипломной работы выпускнику предстоит последовательно решить ряд задач. Прежде всего, изучая особенности предметной области, необходимо определить основные этапы продаж и проанализировать регламенты действий менеджеров по продажам. Следует также ознакомиться с существующими правилами ведения и учета клиентов, чтобы в дальнейшем эти правила нашли свое отражение в проектируемой базе данных.
Необходимо найти подходящие методы, позволяющие осуществить интеграцию системы записи и коммуникаций менеджеров в информационную систему. Скорее всего, для решения этой задачи потребуются инструменты преобразования форматов данных.
Еще одной важной задачей станет формирование подсистемы регулярной отчетности. Необходимо предусмотреть возможность внешнего воздействия со стороны руководства компании на работу отдела и определить ключевые точки управления системой продаж. Все перечисленные этапы обязательно должны найти свое отражение в пояснительной записке.