Поскольку продажи являются основным источником прибыли большинства компаний, то без преувеличения можно сказать, что деятельность коммерческой организации можно оценить количеством и качеством продаваемых товаров и услуг. Продажи обеспечивают успех и процветание фирмы в целом.
Продажа – это сложный, многоступенчатый процесс, зависящий от множества факторов и оцениваемый различными показателями. Эффективное управление продажами сегодня невозможно без использования информационных технологий, поэтому автоматизация продаж организации – одна из приоритетных задач любого современного коммерческого предприятия.
Поскольку в процесс продаж вовлечены различные сотрудники предприятия, начиная от менеджеров по продажам и заканчивая генеральным директором компании, то система автоматизации продаж будет являться многопользовательским программным продуктом. И, хотя некоторые запросы у разных пользователей будут идентичными, для дипломника, выбравшего такую тему диплома, прежде всего, необходимо составить модель вариантов использования системы. На этапе постановки задачи целесообразно определить, информационные потребности каких именно пользователей будет удовлетворять проектируемая система.
Для менеджеров по продажам автоматизация продаж организации означает разработку информационной системы учета, в основе которой лежит база данных. Функциональные возможности этой системы позволяют вести автоматизированный учет заказов, клиентов, продаж, отслеживать текущее состояние каждой сделки, составлять типовые заявки, договора и отчеты.
Для руководителя отдела маркетинга наибольшую ценность будет представлять аналитический модуль системы, с помощью которого можно прогнозировать спрос и предложение, оценивать планируемые значения различных показателей и сравнивать их с фактическими, контролировать загруженность менеджеров, координировать работу сотрудников отдела. В рамках системы может быть разработан и модуль планирования и управления, который будет полезен также руководителю компании или ее генеральному директору.
Система автоматизации продаж организации может включать подсистему, предназначенную для обращений клиентов. Такая подсистема, в частности, может быть размещена на сайте компании и выполнять функции электронного консультанта, информирующего потенциальных заказчиков о предоставляемых услугах, о наличии товаров, ценах, режиме работы, возможностях дистанционных продаж.