Современные бизнес-процессы очень тесно взаимосвязаны с различными источниками информации, поскольку не один производственный механизм не сможет функционировать нормально без правильно установленных данных и настроенных параметров. Получается, что вся система компании взаимосвязана и нуждается в определённых мерах информационной безопасности для предотвращения утечки и хищения ценных или конфиденциальных данных, а также внеплановой остановки производства, что грозит серьезными материальными потерями.
Именно по этим причинам во многих крупных и средних компаниях все чаще применяется комплекс разработанных и специально подготовленных организационных мер, которые включают в себя некий свод правил и обязанностей, которые регулируют такие сферы деятельности, как:
- Взаимоотношения между сотрудниками, запреты и указания по неразглашению коммерческой, государственной или иной тайны;
- Правила пользования компьютерной техникой и автоматизированными системами, процедуру прохождения авторизации и регистрации, а также основные должностные обязанности и полномочия как пользователя;
- Процедуры использования в рабочий процессах различных информационных носителей, а также основные правила их утилизации, хранения и передачи другим лицам;
- Регламентирование и описание всех необходимых средств для сохранения важной информации в целостности и сохранности;
- Создание и контроль выполнения всех протоколов в случае возникновения непредвиденной ситуации или исчезновения части информационных данных.
Важно понимать, что все вышеперечисленные процедуры выполняются специально созданным на предприятии отделом, который отвечает не только за нормативно-правовую базу, но и за контроль деятельности участников всех остальных подразделений в отношении конфиденциальных и важных данных. Основными задачами такого отдела обычно являются следующие:
- Полноценный контроль за зонами обработки, хранения и использования данных как внутри системы, так и вне ее;
- Отслеживание всех изменений информационной среды, тестирование и отладка процессов координации деятельности всех структур, обеспечивающих безопасность на объекте;
- Проведение разъяснительной работы среди коллектива, знакомство с основными регламентами и требованиями по сохранению и нераспространению информации;
- Разработка технологии взаимодействия с секретными и особо важным документами при партнерских взаимоотношениях с клиентами, заказчиками и поставщиками.