Документооборот играет важную роль в деятельности любого предприятия. Грамотно построенная и отлаженная система документооборота объективно и полно отражает производственную деятельность предприятия и предоставляет возможность руководству своевременно влиять на нее. Автоматизация документооборота, таким образом, будет способствовать повышению эффективности управления предприятием.
Комплексная автоматизация предприятий нередко начинается именно с разработки автоматизированных систем документооборота, эту тему нередко выбирают дипломники для выпускных квалификационных работ. По теме автоматизация документооборота дипломная работа имеет ряд особенностей, которые следует учитывать выпускнику.
Ни для кого не секрет, что бумажный документооборот на многих предприятиях ведется «как удобно», а не «как надо». Поэтому при разработке автоматизированной системы заказчики нередко высказывают пожелания адаптировать разрабатываемую систему к привычным для предприятия схемам ведения документооборота. Это одна из грубейших ошибок автоматизации. Практика построения информационных систем по модели «как есть» показала, что автоматизация в таком случае не приносит ожидаемых результатов и не эффективна.
Думающий о развитии предприятия руководитель осознает, что комплексная автоматизация предприятия невозможна без модернизации и оптимизации бизнес процессов. Только таким путем можно получить ощутимый экономический эффект.
Построенная на основе модели «как надо», без попыток реализации действующих на предприятии «привычных» алгоритмов, по теме автоматизация документооборота дипломная работа может стать толчком для перехода предприятия на новые, более эффективные формы ведения документооборота, учета и отчетности. В этом случае дипломнику, безусловно, предстоит проделать немалый объем работы на этапах анализа и проектирования, чтобы описать систему «как есть» и «как надо», сравнить эти две модели и обоснованно доказать эффективность новой модели. Но тем выше будет ценность дипломной работы!
Переход к новым формам документооборота нередко вызывает недовольство, и даже сопротивление сотрудников предприятия (часто на подсознательном уровне). Дипломник должен быть нацелен на разработку системы, максимально отвечающей всем требованиям пользователя и удобной в эксплуатации. Выпускнику следует уделить особое внимание разработке простого, понятного и легко осваиваемого интерфейса.