Автоматизация системы документационного обеспечения (на примере конкретной организации)

ВКР Синергия: «Автоматизация системы документационного обеспечения (на примере конкретной организации)»

→ Бесплатная консультация по вашей теме: Telegram: @Diplomit Телефон/WhatsApp/MAX: +7 (987) 915-99-32, Email: admin@diplom-it.ru,

Актуальность темы ВКР

Эффективное документационное обеспечение является основой успешной деятельности любой организации, обеспечивая своевременное создание, обработку и хранение документов. Согласно исследованию AIIM (Association for Intelligent Information Management), компании, использующие системы электронного документооборота, повышают производительность труда сотрудников на 30-40% и сокращают время поиска документов на 90%.

Многие организации до сих пор используют устаревшие методы документооборота, что приводит к потере документов, задержкам в обработке информации и снижению качества принимаемых решений. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать процессы документооборота, обеспечивая оперативный доступ к документам и контроль за их исполнением. Требования Руководства по написанию ВКР для Синергии особо подчеркивают необходимость разработки систем, обеспечивающих эффективное документационное обеспечение, что делает данную тему особенно актуальной для студентов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика в экономике".

Цель и задачи

Цель исследования: разработать систему автоматизации документационного обеспечения, обеспечивающую эффективное управление документооборотом и повышение качества работы с документами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Провести анализ документооборота в ЗАО "Деловые решения" (пример организации)
• Изучить существующие системы электронного документооборота
• Выявить проблемы и узкие места в текущей системе документооборота
• Разработать концепцию новой системы автоматизации документооборота
• Спроектировать информационную модель и архитектуру системы
• Разработать алгоритмы обработки, маршрутизации и хранения документов
• Выполнить расчет экономической эффективности внедрения системы

Объект и предмет исследования

Объект исследования: процесс документационного обеспечения в организации.

Предмет исследования: система автоматизации документационного обеспечения.

В качестве примера конкретной организации будет рассмотрено ЗАО "Деловые решения" — консалтинговая компания, оказывающая услуги в области управления бизнес-процессами. Анализ ее документооборота позволит создать систему, адаптированную к реальным условиям работы организации.

Примерный план (Содержание) работы

Типовая ВКР для Синергии по прикладной информатике содержит три главы:

• Аналитическая глава
• Проектная глава
• Экономическая глава

В аналитической главе будет проведен анализ документооборота ЗАО "Деловые решения", существующих систем электронного документооборота и выявлены проблемы, требующие решения.

Проектная глава будет посвящена разработке архитектуры системы, проектированию информационной модели, алгоритмов обработки и маршрутизации документов, а также разработке ключевых модулей системы.

Экономическая глава включит расчеты экономической эффективности внедрения системы, анализ затрат и выгод, а также определение срока окупаемости проекта.

Ожидаемые результаты и практическая значимость

Результатом исследования станет система автоматизации документационного обеспечения, обеспечивающая эффективное управление документооборотом и повышение качества работы с документами.

Практическая значимость работы заключается в том, что разработанная система:

• Сократит время обработки документов на 50-60%
• Повысит прозрачность документооборота за счет автоматического контроля исполнения
• Снизит количество потерь документов на 95%
• Обеспечит оперативный поиск и доступ к документам
• Создаст основу для электронного архива документов
• Будет соответствовать требованиям законодательства в сфере электронного документооборота

Пример введения для выпускной квалификационной работы

Эффективное документационное обеспечение является основой успешной деятельности любой организации, обеспечивая своевременное создание, обработку и хранение документов. Согласно исследованию AIIM (Association for Intelligent Information Management), компании, использующие системы электронного документооборота, повышают производительность труда сотрудников на 30-40% и сокращают время поиска документов на 90%. Это обуславливает актуальность разработки специализированных систем автоматизации документационного обеспечения.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что многие организации до сих пор используют устаревшие методы документооборота, что приводит к потере документов, задержкам в обработке информации и снижению качества принимаемых решений. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать процессы документооборота, обеспечивая оперативный доступ к документам и контроль за их исполнением. Это повышает эффективность работы сотрудников и позволяет организациям быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде.

Целью данной работы является разработка системы автоматизации документационного обеспечения на примере ЗАО "Деловые решения". В рамках исследования предполагается провести анализ документооборота компании, выявить проблемы и узкие места, разработать концепцию новой системы, спроектировать ее архитектуру и информационную модель, а также выполнить расчет экономической эффективности внедрения разработанного решения.

Что написать в заключении?

В результате проведенного исследования была разработана система автоматизации документационного обеспечения для ЗАО "Деловые решения", соответствующая современным требованиям к системам электронного документооборота. Аналитическая часть работы позволила выявить ключевые проблемы существующей системы документооборота и определить требования к новой системе.

Проектная часть содержит детальную разработку архитектуры системы, включая информационную модель, алгоритмы обработки и маршрутизации документов, а также описание ключевых модулей: регистрации документов, контроля исполнения, поиска и архивирования. Особое внимание уделено интеграции с существующими корпоративными системами и обеспечению информационной безопасности документов. Разработанная система позволяет сократить время обработки документов, повысить прозрачность документооборота и снизить количество потерь документов.

Экономический анализ подтвердил целесообразность внедрения разработанной системы: расчетный срок окупаемости составляет 7 месяцев при годовом эффекте в 1,8 млн рублей за счет повышения производительности сотрудников и снижения затрат на бумажный документооборот. Практическая значимость работы заключается в том, что предложенное решение может быть адаптировано для использования в любых организациях, независимо от их размера и сферы деятельности, что особенно актуально в условиях цифровой трансформации бизнеса.

Требования к списку источников

Согласно методическим рекомендациям Синергии, список использованных источников должен содержать не менее 40 позиций, из которых не менее 70% должны быть опубликованы за последние 5 лет. Источники должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 7.1-2003 "Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления".

Примеры корректно оформленных источников:

• Сидоров А.В. Делопроизводство в современных условиях: учеб. пособие / А.В. Сидоров. — М.: Дело и сервис, 2022. — 240 с.
• Кузнецов Б.Т. Электронный документооборот: теория и практика / Б.Т. Кузнецов // Управление документацией. — 2023. — № 2. — С. 34-42.
• International Organization for Standardization. ISO 32000-2:2020 Document management — Portable document format — Part 2: PDF 2.0 / ISO. — Geneva: ISO, 2020. — 750 p.

Полезные материалы для самостоятельного написания

• Готовые ВКР для Синергии
• Аналитическая глава ВКР Синергия
• Проектная часть ВКР Синергия