Разработка системы электронного документооборота

ВКР МУ им. ВИТТЕ: Разработка системы электронного документооборота

Бесплатная консультация по вашей теме: Telegram: @Diplomit Телефон/WhatsApp/MAX: +7 (987) 915-99-32, Email: admin@diplom-it.ru

Актуальность темы

В условиях цифровой трансформации бизнеса разработка системы электронного документооборота становится критически важным направлением развития документооборота организаций. Согласно исследованию Gartner (2024), компании, внедрившие современные системы электронного документооборота, повысили эффективность обработки документов на 40-50% и сократили время на согласование документов на 50-60%. В условиях усиления регуляторных требований к документообороту и необходимости оперативной обработки документов, особенно в свете требований к цифровой трансформации, компании вынуждены искать новые способы оптимизации своей документальной деятельности.

Актуальность темы "Разработка системы электронного документооборота" особенно возрастает в свете требований Руководства по написанию ВКР для МУ им. ВИТТЕ по направлению 09.02.07 "Информационные системы и программирование", где особое внимание уделяется практической реализации и внедрению разработанных решений. По данным Национального исследовательского университета Высшая школа экономики, более 70% компаний до сих пор используют бумажный документооборот или устаревшие системы электронного документооборота, что приводит к снижению скорости обработки документов и увеличению рисков потери документов.

Бесплатная консультация по вашей теме: Telegram: @Diplomit WhatsApp: +7 (987) 915-99-32 | Телефон: +7 (987) 915-99-32, Email: admin@diplom-it.ru| MAX: +7 (987) 915-99-32

Система электронного документооборота представляет собой комплексное решение, объединяющее процессы создания, обработки, хранения и согласования документов в единую информационную среду. Такая система особенно важна для современных компаний, стремящихся оптимизировать свою документальную деятельность и повысить конкурентоспособность. Согласно исследованию PwC, компании, использующие современные системы электронного документооборота, демонстрируют на 35-40% более высокую эффективность обработки документов и на 30-35% более низкие издержки по сравнению с конкурентами.

Кроме того, в условиях роста объемов документов и необходимости обеспечения их безопасности, создание эффективной системы электронного документооборота становится не просто преимуществом, а необходимостью для выживания на рынке. Внедрение такой системы позволяет не только оптимизировать текущие процессы, но и обеспечить соответствие регуляторным требованиям, повысить качество обработки документов и минимизировать риски потери документов. В условиях дефицита квалифицированных специалистов в области документооборота и роста сложности документальных процессов, грамотная разработка системы электронного документооборота становится ключевым элементом стратегии развития современных компаний.

Цель и задачи

Цель исследования

Цель исследования: разработка системы электронного документооборота для компании ООО "ДокПро", обеспечивающая повышение эффективности обработки документов на 40-50% за счет автоматизации процессов создания, согласования и хранения документов.

Задачи исследования

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Провести анализ существующих решений в области электронного документооборота и выявить их недостатки
• Исследовать современные методы и технологии разработки систем электронного документооборота (микросервисная архитектура, API-интеграции, облачные решения)
• Определить функциональные и нефункциональные требования к системе электронного документооборота
• Разработать архитектуру системы электронного документооборота и схему интеграции с существующими системами компании
• Спроектировать базу данных для хранения информации о документах, их статусах и маршрутах согласования
• Реализовать основные модули системы: создания документов, их согласования, хранения и поиска
• Разработать методику внедрения системы и адаптации к специфике компании ООО "ДокПро"
• Провести тестирование системы электронного документооборота в условиях компании ООО "ДокПро"
• Оценить эффективность внедрения системы по критериям: повышение скорости обработки документов, снижение издержек, сокращение времени на согласование документов

Объект и предмет исследования

Объект исследования

Объект исследования: процессы электронного документооборота в компании ООО "ДокПро", специализирующейся на предоставлении услуг по автоматизации документооборота для предприятий среднего и крупного бизнеса.

Предмет исследования

Предмет исследования: методы и технологии разработки системы электронного документооборота, включая выбор архитектуры, проектирование базы данных, реализацию функциональных модулей и методы интеграции с существующими системами.

Исследование фокусируется на создании системы электронного документооборота, которая будет соответствовать специфике работы компании ООО "ДокПро", учитывая особенности обрабатываемых данных (информация о документах, их статусах, маршрутах согласования, ролях пользователей), требования к скорости обработки и необходимость обеспечения безопасности документов. Особое внимание уделяется адаптации современных технологий к условиям документальной деятельности, где критически важны целостность документов, соответствие регуляторным требованиям и удобство использования.

Примерный план (Содержание) работы

Структура ВКР должна отражать логическую последовательность этапов разработки системы электронного документооборота. Вот примерный план работы:

Глава 1. Анализ проблемной области и постановка задачи

• 1.1. Современное состояние систем электронного документооборота в бизнесе
• 1.2. Анализ существующих подходов к автоматизации документооборота
• 1.3. Исследование процессов электронного документооборота в компании ООО "ДокПро"
• 1.4. Выявление проблем и ограничений текущих систем документооборота
• 1.5. Постановка задачи и определение критериев оценки эффективности разрабатываемой системы

Глава 2. Проектирование системы электронного документооборота

• 2.1. Анализ требований к системе электронного документооборота
• 2.2. Исследование и выбор технологий для реализации функционала системы
• 2.3. Проектирование архитектуры системы электронного документооборота и схемы интеграции с существующими системами
• 2.4. Проектирование базы данных и разработка ER-диаграмм
• 2.5. Разработка алгоритмов основных бизнес-процессов системы

Глава 3. Реализация и тестирование системы электронного документооборота

• 3.1. Описание реализованной системы электронного документооборота
• 3.2. Реализация модуля создания и редактирования документов
• 3.3. Реализация модуля согласования документов и контроля исполнения
• 3.4. Реализация модуля хранения и поиска документов
• 3.5. Тестирование системы в условиях компании ООО "ДокПро"
• 3.6. Анализ результатов тестирования и рекомендации по внедрению

Для более глубокого понимания процесса написания ВКР рекомендуем ознакомиться с Полным руководством по написанию ВКР МУ им. ВИТТЕ Информационные системы и программирование .

Ожидаемые результаты и практическая значимость

Результатом исследования станет система электронного документооборота, позволяющая компании ООО "ДокПро":

• Повысить скорость обработки документов на 45-55%
• Сократить время на согласование документов на 50-60%
• Снизить издержки на документооборот на 25-30%
• Обеспечить автоматизированный контроль исполнения документов
• Интегрировать систему с существующими информационными системами компании

Практическая значимость работы заключается в том, что разработанная система электронного документооборота может быть внедрена не только в компанию "ДокПро", но и адаптирована для других компаний. Это особенно важно в свете требований к цифровизации документальной деятельности и повышению эффективности обработки документов. Система будет соответствовать требованиям информационной безопасности и совместимости с существующими системами, что делает ее готовой к реальному внедрению в условиях коммерческой компании.

Результаты исследования могут быть использованы компанией "ДокПро" для повышения конкурентоспособности на рынке IT-услуг, а также для создания методических рекомендаций по внедрению систем электронного документооборота. Это позволит не только оптимизировать бизнес-процессы, но и создать новые источники ценности за счет более эффективного управления документами и повышения качества принимаемых решений. Кроме того, разработанная методика может быть использована в учебном процессе МУ им. ВИТТЕ для подготовки специалистов в области информационных систем и программирования.

Пример введения ВКР МУ им. ВИТТЕ

В условиях цифровой трансформации бизнеса эффективный электронный документооборот становится ключевым фактором успеха для компаний различных отраслей. Согласно исследованию Gartner (2024), компании, внедрившие современные системы электронного документооборота, повысили эффективность обработки документов на 40-50% и сократили время на согласование документов на 50-60%. В то же время, по данным Национального исследовательского университета Высшая школа экономики, более 70% компаний до сих пор используют бумажный документооборот или устаревшие системы электронного документооборота, что приводит к снижению скорости обработки документов и увеличению рисков потери документов.

Целью настоящей выпускной квалификационной работы является разработка системы электронного документооборота для компании ООО "ДокПро", обеспечивающая повышение эффективности обработки документов на 40-50% за счет автоматизации процессов создания, согласования и хранения документов. Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи: анализ существующих решений в области электронного документооборота, исследование современных технологий разработки информационных систем, определение требований к системе, проектирование архитектуры и базы данных, реализация основных модулей системы и оценка ее эффективности в реальных условиях.

Объектом исследования выступают процессы электронного документооборота в компании ООО "ДокПро", предметом — методы и технологии разработки системы электронного документооборота. В работе используются такие методы исследования, как анализ научной литературы, методы проектирования информационных систем, методы разработки программного обеспечения и методы оценки эффективности внедренных решений.

Научная новизна исследования заключается в предложении архитектуры системы электронного документооборота, специально адаптированной для условий документальной деятельности и учитывающей специфику работы с разнородными документами в условиях требований к высокой безопасности и целостности. Практическая значимость работы состоит в создании готовой к внедрению системы, которая позволит значительно повысить эффективность обработки документов в условиях реальной компании.

Заключение ВКР МУ им. ВИТТЕ Информационные системы и программирование

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы была разработана и реализована система электронного документооборота для компании ООО "ДокПро". Проведенный анализ существующих систем электронного документооборота позволил выявить ключевые проблемы текущих решений и сформулировать требования к новой системе, учитывающей специфику работы в условиях документальной деятельности.

Разработанная система включает модули создания документов, их согласования, хранения и поиска, реализованные с использованием современных технологий разработки. При реализации были учтены требования к скорости обработки документов, безопасности и удобству использования. Тестирование системы на реальных данных компании показало, что внедрение разработанного решения позволяет повысить скорость обработки документов на 52%, сократить время на согласование документов на 58% и снизить издержки на документооборот на 28%.

Практическая значимость работы подтверждается готовностью системы к интеграции в информационную инфраструктуру компании и потенциальной возможностью ее адаптации для других сценариев использования в различных отраслях бизнеса. Полученные результаты могут стать основой для дальнейших исследований в области автоматизации документальных процессов и разработки специализированных решений для повышения эффективности обработки документов в различных сегментах бизнеса.

Требования к списку источников

Список использованных источников в ВКР по разработке системы электронного документооборота должен соответствовать ГОСТ 7.1-2003 и включать не менее 40 источников, из которых 25% должны быть опубликованы за последние 2 года. Источники следует разделить на категории: нормативные документы, научная литература по информационным системам, работы по электронному документообороту, исследования по внедрению IT-решений в документальные процессы.

Примеры корректного оформления источников:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронный документооборот. Основные термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2016. — 12 с.
• Иванов, А.А. Современные системы электронного документооборота / А.А. Иванов, Б.В. Петров // Вестник информационных технологий. — 2024. — № 3. — С. 95-108.
• ISO/IEC 27001:2022. Information security, cybersecurity and privacy protection — Information security management systems — Requirements. — ISO, 2022. — 32 p.
• Смирнов, В.П. Электронный документооборот: учебное пособие / В.П. Смирнов. — Москва: МУ им. ВИТТЕ, 2024. — 324 с.

Особое внимание следует уделить источникам по современным методам разработки информационных систем, исследованиям в области электронного документооборота и работам по внедрению IT-решений в документальные процессы. Все источники должны быть непосредственно связаны с темой исследования и использованы в тексте работы для подтверждения аргументов и выводов.

Дополнительные ресурсы:

• Заказать ВКР МУ им. ВИТТЕ по Информационные системы и программирование
• Все готовые работы Информационные системы и программирование