Все информационные системы преобразовывают тем или иным образом в некий информационный поток. Нормально функционировать ИС может только при наличии должного информационного обеспечения. Данное понятие на является формализованным, это может быть совокупность различной информации, имеющей ценность для всей системы. Такая информация может находиться на машинном носителе в электронном виде, тогда её называются внутримашинной ИО, или она может представлять собой информацию в ином виде. К примеру, это может быть информация на бумажном носителе, такую информацию называют внемашинным ИО. Структурированное внутримашинное информационное обеспечение содержится в базах данных, в справочниках, массивах, таблицах. Внемашинное ИО предприятия – это документация, справочники, нормативы, классификаторы и так далее. Занимаясь проектированием информационной системы, следует учитывать ряд принципов, относящихся к информационному обеспечению:
- для того чтобы все составляющие ИО были взаимосвязаны, проектирование должно вестись по единой схеме;
- для экономии времени пользователей и отсутствию противоречий в ИО, они собираются и вводятся однократно;
- на всех стадиях обработки информации должен быть строгий контроль, таким образом можно добиться достоверности информации;
- система должна обладать информацией полной, но без дублирования, за исключением случая резервного копирования;
- проектировать ИО следует исходя из допустимых на её разработку затрат.
Реализовать данные принципы помогают классификаторы. Вся используемая информация приводится к единообразному виду, тем самым обеспечивая содержательность ИО и взаимосвязь компонентов, что сокращает общий объём и ускоряет поиск. Классификаторы или берутся те, что уже имеются в организации или разрабатываются дипломником.
Исходная информация при работе с ИС преобразуется в результирующую информацию. К этому приводят технологические этапы, последовательность которых называется ФИТ: функциональная информационная технология.
Поток информации и преобразования с ним происходящие на пути до выхода из системы графически изображается в виде диаграммы потока данных. Проектирование ИО требует выделения потоков, процессов, структуры информации.
Очень важно выбрать метод проектирования, он должен быть чётко обусловлен поставленной задачей, позволять решить её наилучшим образом.