Для повышения эффективности работы и увеличения продаж товаров и услуг многие современные компании внедряют в свои бизнес-процессы различные автоматизированные системы, которые позволяют экономить время на выполнении повторяющихся монотонных операций, предоставлять более качественные услуги за свет экономии времени клиента и меньших затрат на обработку одного заказа. Также современные системы автоматизации включают в себя различные модули, которые удобны для использования в различных сферах производства.
Рассматривая работы, связанные с внедрением информационных систем в деятельность рекламной компании, необходимо учитывать специфику работы и направленность результатов данной сферы, а также понимать, что и интерфейса будут работать разные люди, и все управление и наличие необходимых функций должно быть построено просто и понятно, а использование автоматических средств обязано решать следующие актуальные и важные задачи:
- формирование удобной в использовании базы данных, в которой содержаться все контактные данные клиентов, а также личная информация сотрудников, выполненные и новые заказы, техническая информация, а также обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности для надежного хранения конфиденциальных и важных документов;
- наличие встроенных инструментов для планирования, оптимизации и удобного управления всеми проектами;
- продуманная система напоминаний и оповещений, которая поможет сотрудникам не забыть о важных встречах, заказах или клиентах;
- рабочая область для проектирования сметы нового заказа;
- взаимодействие с различными онлайн-площадками для размещения рекламы и проверки наличия свободных мест;
- отработанная система контроля финансовых операций и материального обеспечения, позволяющая ответственному сотруднику выгружать различные отчеты и ведомости, сверять счета и проводить различные операции с финансами;
- эффективная система разделения прав и доступа всех пользователей для обеспечения должного уровня защиты самой системы и всех данных от несанкционированного и неавторизованного проникновения;
- автоматизированная рассылка клиентам счетов на оплату а также других отчетных документов;
- контроль над действиями всех пользователей и запись данных в специальные директории;
- отслеживание изменений и корректировка поступающих данных для последующей обработки, динамическая система оповещений о новых заказах.