Единая система кодирования и классификации информации, унифицированная система документации, схема потоков информации, методика построения базы данных в своей совокупности являются системой информационного обеспечения организации. Современный процесс управления нуждается в документальном обеспечении, так как практически все управленческие решения обязательно должны быть зафиксированы на бумаге.
Во время своего функционирования, информационная система предприятия использует нормативные документы, реализованные решения по размещению, формам и объёмам информации.
Информационное обеспечение обладает следующими структурами:
- инструктивной методической;
- классификационной и кодирующей системами;
- информационной базой, в которую входят внешние источники, такие как нормативные документы, справочные, входящая информация, и внутренние источники, к которым относятся информационные массивы.
Информационное обеспечение базируется на следующих принципах:
- обеспечение целостности, вероятности и контроля;
- должен быть исключён несанкционированный доступ;
- система должна быть единой, гибкой, адаптивной;
- необходима её унификация и стандартизация;
- ввод информации и её вывод должны быть минимизированы.
Что требуется от информационного обеспечения?
- его должно хватать для надлежащего исполнения автоматизированных функций;
- информация должна кодироваться с помощью классификаторов, имеющихся у заказчика;
- входная информация высшего уровня кодируется с использованием классификаторов соответствующего уровня;
- ИО должно совмещаться со всеми взаимодействующими информационными системами;
- документы должны иметь стандартную унифицированную форму, форму нормативных документов заказчика;
- форма видео кадров и документов обязательно согласовывается с техническими возможностями терминалов;
- выходная информация выводится в форме, согласованной с заказчиком.