Разработка и совершенствование систем электронного оборота документов актуальная и распространённая тема дипломных проектов по специальности «прикладная информатика». СЭД или система электронного документооборота представляет собой специальную программу, предназначенную для работы с документами. Это многопользовательские программы, они делают возможной успешную работу с постоянно растущим информационным потоком. Большинство СЭД состоят из статистического блока, то есть электронного архива и динамического блока, то есть непосредственно документооборота. Дипломная работа электронный документооборот рассматривает не только базовую функцию, но и другие полезные возможности. К ним относится возможность потокового документов, ведения картотеки, учёт всех обращений и вывода готовых отчётов, поиск документа по атрибутам или содержанию, ограничение числа пользователей и шифрование документов, маршрутизация и интеграция документов с почтовыми программами, формирование требуемых отчётов и так далее.
Создание эффективной модели электронного оборота документов является целью дипломных проектов по данной теме.
В ходе её реализации решается ряд задач:
- исследуется само понятие информационной технологии, её виды, специфика, способы внедрения и совершенствования;
- рассматриваются имеющиеся на рынке программные продукты, относящиеся к управлению документами;
- они классифицируются, сравниваются и характеризуются;
- разрабатываются основные критерии выбора системы автоматизированного управления документами;
- решаются выявленные на предприятии проблемы, в работе документооборота;
- внедряется корпоративная электронная единая система документооборота.
Важной частью дипломного проекта является внедрение разработки СЭД на предприятии. Интерес к автоматизации постепенно растёт, уже не только крупные организации, но и малые фирмы начинают осознавать её важность и удобство.
Экономическая эффективность внедрения СЭД рассматривается обязательно. Складывается она из снижения затрат и улучшения результатов. Экономия возникает благодаря уменьшению потребностей в бумаге, расходниках, уменьшении площади хранения, простоев при изготовлении документов и их поиске, расходов на их пересылку. Следует обратить внимание и на косвенные преимущества, то есть повышение качества работы. Автоматизация значительно повышает надёжность обработки документов, снижает риск их потери. Постоянный контроль за правильностью ведения документов позволяет повысить продуктивность работы и ускорить процесс согласования.