За последнее время большое количество коммерческих организаций и государственных компаний перешло на работу в автоматизированными системами. Вследствие чего большинство документов и отчетов стало необходимо обрабатывать и хранить в электронном виде. Именно с этим явлением связан такой спрос на различные программные продукты в сфере делопроизводства.
Сегодня любой IT-специалист или студент-выпускник технического направления должен понимать, что любая программа, используемая в компаниях в качестве хранения данных, должна уметь обрабатывать, формировать и хранить различную электронную документацию. И этому есть ряд причин:
- во-первых, в электронном виде документы лучше храниться и на это не надо выделять дополнительного помещения;
- во-вторых, тратится намного меньше средств на поддержку такого способа хранения, поскольку стоимость дискового пространства намного ниже цены бумажного носителя;
- в-третьих, упрощается система поиска и доступа к необходимых документов у каждого сотрудника путем использования клиент-серверных технологий и наличию простого интерфейса;
- в-четвертых, можно сохранять информацию в абсолютно различных форматах, будь то аудиофайл, чертеж, обычный документ или ответная ведомость;
- и наконец, в-пятых, в информационной базе легче организовать защиту и пресечь доступ третьих лиц к важным документам и финансовой информации.
Для того чтобы написать диплом на тему электронного документооборота, нужно не только представлять весь механизм построения таких систем, но и подробно изучить исследуемую компанию, понять, какой тип документов используется в ней и каков путь прохождения документов и отчетов.
Второй важной частью вашей работы должна стать практическая реализация, пусть не полноценной системы, все-таки это очень трудно для одного человека, а какого-то отдельного модуля, отвечающего, например, за авторизацию пользователя в системе и корректирую пересылку документа по указанному адресу. В этом случае будут важны ваши знания в области программирования СУБД, а также знания в информационной безопасности, поскольку одним из основополагающих факторов нормальной работы системы электронного документооборота является именно защищенность передачи данных внутри ИС.
Поэтому, если вы выбрали такую сложную тему, вы должны быть уверены в своих знаниях и возможностях и постараться реализовать нужный и полезный проект. Удачи вам на защите!