Система документооборота существует на всех предприятиях не зависимо от их размера и численности сотрудников. Но, конечно, от размера предприятия зависит количество документов: приказов, служебных записок, договоров и так далее, проходящих от руководства к разнообразным департаментам и отделам. Тема дипломной работы автоматизация документооборота, предполагает создание программного продукта, позволяющего отказаться в максимально возможной степени от использования бумажных документов.
Внедрение системы автоматизированного документооборота позволяет снизить затраты на расходные канцелярские материалы, на содержание бумажного архива, на чрезмерно большой штат бухгалтеров и делопроизводителей. Более глубокий взгляд позволяет увидеть и другие преимущества:
- данная ИС позволяет видеть процессы, проходящие на предприятии в целостном виде;
- с её применением улучшается организация производственных процессов в подразделениях;
- она позволяет улучшить обслуживание клиентов компании;
- использовать все производственные и людские ресурсы предприятия наиболее эффективно.
Системы автоматизированного документооборота являются многофункциональными, существуют типовые системы, подходящие многим организациям. Но существует возможность и индивидуальной разработки подобной системы, для конкретного заказчика, в полном соответствии с его требованиями. При работе над созданием типового решения, стоит опираться на принцип достаточности, автоматизируя те операции, которые нужны во всех компаниях. К таким операциям относится:
- ведение разнообразных справочников;
- база, хранящая приказы и распоряжения;
- возможность контроля за исполнением поручений;
- база контрагентов;
- юридическая база.
Для создания автоматизированного продукта наиболее точно подходящего к конкретным условиям, следует составить, как можно точнее, схему работы с документами и управления ими. Перед внедрением системы рассматривается каждый этап документооборота, то есть создание документа, его согласование и утверждение, исполнение и утилизацию. Должен быть проработан доступ к документам, система оповещения о его прохождении. Передача информации в автоматизированной системе должна осуществляться независимо от её вида, то есть она может быть графической, табличной, текстовой, звуковой и так далее, проблем с её прохождением возникать не должно.