В современном мире автоматизация документооборота является важным процессом, повышающим эффективность деятельности предприятия. Предпосылками к появлению автоматизированных систем документооборота стала необходимость быстрой и качественной обработки информации и ее защита от попадания в чужие руки, которая обходиться для предприятия весьма дорого. Причинами автоматизации документооборота являются:
- доступ злоумышленников к конфиденциальной информации;
- утеря документов;
- накопление документов, не имеющих источник или назначение;
- большая трата времени на поиск документов в архивах и их тематическую выборку;
- многократное дублирование документов;
- большие затраты на бумагу, распечатку и копирование документов;
- длительность подготовки и согласования данных в документах.
Автоматизированные системы документооборота не только решают вышеперечисленные проблемы, они также:
- обеспечивают слаженную работу подразделений;
- повышают скорость доступа к документам;
- упрощают работу с документацией;
- повышают эффективность работы с отчетами;
- увеличивают производительность труда персонала из-за уменьшения времени для создания, поиска и обработки данных;
- устраняет или минимизируют вероятность допущения ошибок при заполнении документов;
- уменьшают время на обслуживание клиентов;
- позволяет разграничивать права доступа пользователей к данным.
За счет введения автоматизированных систем документооборота на предприятии повышается эффективность следующих направлений:
- документирования – подготовки, оформления и составления документов;
- организации документооборота – передачи данных между подразделениями предприятия;
- хранения в архиве – установки правил для хранения, поиска, секретности данных.
Для того, чтобы подготовить дипломный проект по разработке и введению автоматизированной системы документооборота в деятельность предприятии, студенту необходимо выполнить следующие этапы:
1.Проанализировать организационную структуру исследуемой организации.
2.Определить бизнес-процессы и схемы движения документации.
3.Составить перечень документов, которые должны войти в систему документооборота.
4.Разработать программное обеспечение для работы системы.
5.Составить инструкцию для пользователей.
6.Обосновать экономическую эффективность разработанного продукта.