На сегодняшний день большинство сотрудников различных компаний занимаются своей работой, сидя за персональным компьютером и постоянно обрабатывая различную информацию в специализированной программе. Ежедневно через каждого такого специалиста проходит десятки или сотни писем, огромное количество заявок и других важных данных, которые он обязан проверить, занести или отправить далее. Выполнить весь объем такой работы сложно, если нет автоматизированного комплекса программных средств и взаимосвязанных с ними информационных технологий, которые позволяют оперативно реагировать на все изменения в системе, вовремя оповещать сотрудников об изменениях в заказах или вести удобную статистику работы.
Все вышеперечисленные функции обычно возлагаются на программную среду, в которой работают специалисты, в нашем случае, отдел продаж, специфика деятельности которого заключается в быстрой и правильной обработке всей входящей почты, подборе наиболее подходящего варианта товара, составлению коммерческих предложений и т.д.
Важно понимать, что проводя исследования в этой сфере, нужно на первом этапе своей работы выделить тот тип деятельности и ту информацию, которые наиболее востребованы у сотрудников и требуют скорейшей автоматизации. Также правильным шагом было бы выделение самым часто повторяющихся и монотонных действий, которые обычно связаны с набором контактных данных, введению номеров заказов и т.д., и постепенному их переводу в программных вид, который потом внедряется в систему и исполняется по щелчку на нужной кнопке.
Если выделять преимущества внедрения автоматизированных систем, то можно привести самые основные из них,. которые являются наиболее популярными и востребованными на сегодняшний день, а именно:
- создание единого информационного пространства, в которое может иметь доступ любой авторизованный сотрудник, и где храниться вся информация по текущим заказам, а также вся клиентская информация и все перечни товаров и услуг;
- улучшение безопасности хранения конфиденциальной и личной информации, защита персональных данных от несанкционированного использования и атак конкурентов;
- стабильность и надежность в работе всего программного комплекса благодаря увеличению полезной эффективности и снижению нагрузки при обработке данных на сервере;
- уменьшение времени на обработку одной заявки – увеличение общего количества активных клиентов.