Автоматизация производства уже не является редкостью, всё чаще различные организации внедряют в производство ИТ-системы, охватывающие полный спектр деятельности компании, увеличивающие показатели эффективности производства. Это происходит благодаря тому, что данные ИТ-системы обрабатывают информацию с помощью новейших средств, оказывают пользователю активную поддержку, создают удобную систему разработки нового инструментария, регулирования, контроля за производством и персоналом.
Примером такой информационной системы может быть автоматизация рекламного агентства, предоставляющая руководству компании и всему коллективу следующие преимущества:
- существенно сокращается срок работы над модульным размещением, подготовки шаблонных материалов;
- уменьшается число ошибок связанных с текстовым набором, с погрешностями публикаций, с неравномерностью продолжительности блоков рекламы;
- становится более равномерной продажа всех мест рекламы в печатных различных изданиях, так как публикации приобретают модульную структуру;
- оптимизируется финансовая деятельность, упрощается контроль расходования материальных средств.
Успешное функционирование подобной системы и получение от неё экономической выгоды, зависят от того, насколько точно при проектировании выявлены были основные возможности программ, выбранных для использования, их необходимо реализовать первыми:
- автоматизированная поддержка публикаций рекламных публикаций в печатных изданиях;
- для того чтобы создавался рекламный контент, в наличии должны быть все необходимые инструменты;
- ПО должно интегрироваться с офисными популярными пакетами и специальными программами, обрабатывающими изображения и ролики;
- по заказчикам рекламы должна вестись база, с отображением всех активных и завершённых заказов. Все эти данные должны иметь возможность выгрузки в бухгалтерские и другие учётные программы;
- от программы требуется генерация бухгалтерских и финансовых документов, предоставление запрашиваемых отчётов по сотрудникам и выполнению плана.
С помощью всех этих, описанных выше, возможностей, становится возможным свести к минимуму человеческий фактор в рекламном производственном процессе, увеличить эффективность руководства, обеспечить полный контроль своевременной оплаты, сократить время, необходимое для внесения и проведения рекламной компании, получать актуальную текущую информацию, благодаря динамическому обновлению базы данных.