Вся современная человеческая деятельность сопровождается соответствующими документами. Одни из них контролируют правильность процессов производства, другие – отмечают итоги и результаты, третьи – предоставляют различные отчёты. В наши дни все структуры предприятия взаимодействуют друг с другом и с внешними контрагентами с помощью компьютерных технологий, поэтому возможно создание автоматизированной единой системы, позволяющей не тратить время на подготовку и пересылку бумажных документов, а отправлять их в электронном информационном виде. С помощью такой системы ускоряются бизнес процессы, и улучшается качество информационного обмена, так как оперативные данные отправляются моментально.
В наши дни документооборот автоматизируется на всех предприятиях, этот процесс необходим для успешного развития каждой компании. В ответ на эту потребность на рынке ИТ-продуктов появились многочисленные варианты данных систем. Предлагаются как отдельные программные модули, так и комплексные решения.
Большое значение имеют и дипломные работы, связанные с разработкой автоматизации документооборота. Это связано с тем, что происходит активное внедрение информационных технологий в процессы производства, призванные повышать производительность и уменьшать монотонность и сложность труда. Тот, кто собирается писать дипломный проект на тему автоматизации документооборота, должен иметь в виду, что основной его целью является качественный анализ и поиск мер, проведение которых создаст условия, делающие возможным внедрение автоматизированной системы и успешной её реализации на рассматриваемом предприятии.
Достичь цели позволит применение различных средств, но в каждой работе должны присутствовать основные важные этапы, с помощью которых дипломник обязательно добьётся отличных результатов. К этим этапам относятся следующие:
- рассмотрение особенностей документооборота рассматриваемого предприятия, его основных, наиболее часто возникающих, процессов. Выделение основных принципов его ведения и построения;
- вышеозначенный анализ должен стать основой для выделения тех процессов, автоматизация которых, позволит максимально увеличить общую эффективность и минимизировать потери;
- выбор и описание необходимого прикладного программного обеспечения и инструментария;
- программирование и тестирование готового программного продукта, выявление его основных преимуществ, составление графиков экономических показателей, описание возможностей оптимизации.