О бизнес-процессах (БП) говорят много и в основном в связи с автоматизацией коммерческой или производственной деятельности. В общем смысле, бизнес-процесс — логическая последовательность действий человека или группы людей в коллективе. Целью описания бизнес-процессов является анализ и регламентация разного рода действий в коллективе.
Упор на именно на коллективе делается с двумя целями:
- Любой БП всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются программой либо автоматической системой, то это уже не бизнес.
- В бизнес-процессе всегда участвуют несколько людей в той или иной форме. Если человек работает один, то у него все-равно есть заказчик или потребитель.
Понятие бизнес-процесса может применяться не только к компаниям, но и к некоммерческим организациям, к примеру, благотворительным учреждениям. При этом всегда можно описать БП, так как есть сотрудники, которые выполняют определённые действия для достижения результата.
Как анализировать бизнес-процессы
Эффективность работы компании зависит от чёткой отлаженности бизнес-процессов. В связи с тем, что ситуация на рынке меняется очень быстро, механизмы, которые работали вчера, сегодня могут дать сбой. Специалисты регулярно проводят анализ БП и делают выводы о необходимости корректирования. Базовый анализ включает в себя:
- изучение всех доступных по БП сведений;
- измерение фактических величин (производительности, затраченного времени, задействованных сотрудников);
- их сравнительный анализ в динамике;
- создание и оценка графических схем.
Выделяют два метода анализа БП: качественный и количественный. Первый подразумевает анализ ситуации на основе субъективных оценок с помощью графических схем, а также по отношению к нормативным актам и типовым требованиям. Сюда относится SWOT-анализ, выделение проблемных областей, ранжирование процессов.
Визуальный анализ графических схем часто бывает бесполезным, так как при их создании встречаются неточности и технические недоработки. Для реализации требуются глубокие знания, опыт, понимание отраслевых решений.
Количественный метод более объективный. Он предусматривает сбор, обработку и анализ показателей продукта, эффективности бизнес-процессов, удовлетворённость потребителей и прочие прогрессивные методики. Именно этот подход позволяет понять, нужны ли компании БП и насколько они эффективны.
Для построения моделей бизнес-процессов и описания БП используются методологии (нотации) IDEF, UML, ARIS, BPMN. Рассмотрим их немного подробнее.
IDEF
IDEF — не одна нотация, а целое семейство. Различаются по номерам — IDEF0, IDEF1, IDEF2 и так далее. Каждая нотация имеет свои нюансы и применяется для описания различных элементов бизнес-системы. IDEF считается самой старейшей нотацией, которая уже десятилетия не развивается, поэтому можно сказать, что всё семейство морально и функционально устарело. Программного обеспечения, поддерживающего моделирование в этой нотации, есть огромное число, но оно уже устарело и не способно решать современные задачи.
UML
Это объектно-ориентированный графический язык для визуализации, специфицирования, конструирования и документирования систем, в которых большая роль отводится описанию БП в информационных системах. UML является языком широкого профиля, это открытый стандарт, использующий графические обозначения для создания абстрактной модели системы, которая называется UML-моделью. UML был создан для определения, визуализации, проектирования и документирования по большей части программных систем. В состав методики входит моделирование предметной области, требования к системе, анализ и проектирование, тестирование, запуск.
ARIS
В методологии ARIS всё распределено, разграничено, специфицировано. Организация в ARIS рассматривается с нескольких позиций:
- организационной структуры;
- функциональной структуры;
- структуры данных;
- структуры процессов.
Каждая позиция разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания БП предлагается применять порядка 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. В ARIS существует мощная репрезентативная графика. Это делает модели особенно удобными для представления руководству.
BPMN
BPMN — это методология моделирования, анализа и реорганизации БП. В отличие от других методологий бизнес-моделирования, имеющих статус «фирменного» (EPC) или «национального» (IDEF0) стандарта, BPMN получила «международный» статус. Главная цель BPMN — обеспечение доступной нотацией описания БП всех пользователей: начиная от аналитиков, создающих схемы процессов, до руководителей и простых пользователей, управляющих этими БП и отслеживающих их выполнение. Таким образом, BPMN нацелен на устранение расхождения между моделями БП и их реализацией.
Бизнес-процессы должны разрабатываться индивидуально для каждой компании. Регулярное отслеживание эффективности каждого БП – непременное условие для получения наилучших результатов. Если отсутствует прогресс наступает регресс. Выигрывает всегда тот, кто не перестаёт стремиться к совершенству.