Как написать ВКР на тему: «Автоматизация контроля исполнения документов на примере

Как написать ВКР на тему: «Автоматизация контроля исполнения документов на примере ООО "Русфон"»

С чего начать написание ВКР по теме «Автоматизация контроля исполнения документов на примере ООО "Русфон"»?

Написание выпускной квалификационной работы по направлению 09.03.02 «Информационные системы и технологии» в университете «Синергия» требует глубокого понимания как теоретических основ документооборота, так и практических аспектов проектирования систем контроля исполнения. Стандартная структура ВКР предполагает трехчастную логику: аналитическая глава (анализ «КАК ЕСТЬ» с выявлением проблем ручного контроля исполнения документов), проектная часть (проектирование системы контроля исполнения с обязательным разделом 2.4 «Контрольный пример») и расчет экономической эффективности.

Ключевая особенность темы — необходимость детального анализа сквозного цикла документооборота: от регистрации документа до завершения его исполнения и архивирования. Студенту предстоит не просто описать существующие проблемы ручного контроля в ООО «Русфон», но и предложить технически обоснованное решение с полным проектным описанием системы и демонстрацией ее работы через контрольный пример.

В этой статье вы получите пошаговый план написания ВКР с конкретными примерами анализа документооборота ООО «Русфон», шаблонами формулировок для каждого раздела и реалистичной оценкой временных затрат (155–185 часов). Мы покажем, как избежать типичных ошибок — от отсутствия диаграмм бизнес-процессов до неполного контрольного примера — и создать работу, полностью соответствующую требованиям Департамента Цифровой экономики.

Стандартная структура ВКР в Синергия по специальности Информационные системы и технологии: пошаговый разбор

Введение

Цель раздела: Обосновать актуальность темы через проблемы ручного контроля исполнения документов в организации, сформулировать цель и задачи, определить объект и предмет исследования.

Пошаговая инструкция:

1. Актуальность: приведите статистику по проблемам контроля исполнения документов (например, «По данным исследования Ассоциации менеджеров документооборота, 68% организаций сталкиваются с превышением сроков исполнения документов на 30–50% из-за отсутствия автоматизированного контроля»).
2. Цель: сформулируйте как «Разработка и внедрение системы автоматизации контроля исполнения документов для ООО «Русфон»».
3. Задачи: определите 5 задач:
   • Провести анализ организационно-экономической деятельности ООО «Русфон» и существующей системы контроля исполнения документов
   • Выявить и обосновать проблемы ручного контроля исполнения документов на основе анализа бизнес-процессов
   • Обосновать проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению системы контроля исполнения
   • Спроектировать архитектуру системы контроля исполнения документов с проведением контрольного примера
   • Рассчитать экономическую эффективность внедрения разработанной системы
4. Объект и предмет: объект — ООО «Русфон», предмет — процесс автоматизации контроля исполнения документов.
5. Информационная база: внутренние регламенты ООО «Русфон», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы».

Конкретный пример для темы:

«Актуальность темы обусловлена тем, что в ООО «Русфон» контроль исполнения документов осуществляется преимущественно вручную через электронные таблицы и бумажные журналы, что приводит к систематическому превышению сроков исполнения на 42% (при плановых сроках 5 рабочих дней фактическое исполнение занимает в среднем 7,1 дня), потере 18% документов в процессе исполнения и отсутствию оперативной информации о состоянии исполнения для руководства. Внедрение автоматизированной системы контроля исполнения документов позволит сократить сроки исполнения на 35%, исключить потерю документов и обеспечить прозрачность документооборота для руководства в режиме реального времени».

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Технико-экономическая характеристика ООО «Русфон». Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

Цель раздела: Дать полное представление о деятельности организации, ее организационной структуре и существующих ИТ-решениях.

Пошаговая инструкция:

1. Подготовьте краткое описание организации: год основания (2012 г.), вид деятельности (производство и оптовая торговля промышленным оборудованием), количество сотрудников (~120 человек), выручка за последние 3 года (в таблице).
2. Разработайте схему организационной структуры с выделением подразделений: руководство, коммерческий отдел, отдел закупок, производственный отдел, бухгалтерия, отдел документационного обеспечения управления (ДОУ).
3. Опишите программную архитектуру:
   • 1С:Управление торговлей 8.3 (учет продаж и закупок)
   • 1С:Бухгалтерия 8.3 (бухгалтерский учет)
   • Электронная почта (корпоративная почта на базе Яндекс.360)
   • Google Таблицы (контроль исполнения документов)
   • Бумажные журналы регистрации и контроля исполнения
4. Опишите техническую архитектуру: серверное оборудование, рабочие станции сотрудников, сетевая инфраструктура.

Конкретный пример для темы:

«ООО «Русфон» основано в 2012 году и занимается производством и оптовой торговлей промышленным оборудованием для пищевой промышленности. Штатная численность — 118 человек. В 2024 году выручка составила 842 млн руб. Организация использует разрозненные информационные системы: основной учет ведется в 1С:Управление торговлей 8.3 и 1С:Бухгалтерия 8.3, контроль исполнения документов осуществляется вручную через комбинацию бумажных журналов и Google Таблиц. Отдел ДОУ включает 3 специалиста, которые вручную отслеживают исполнение 120–150 документов ежедневно. Среднее время обработки одного документа для контроля исполнения — 8,5 минут, при этом 18% документов теряются в процессе исполнения из-за отсутствия единой системы учета».

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Цель раздела: Доказать необходимость автоматизации именно контроля исполнения документов через анализ существующих проблем.

Пошаговая инструкция:

1. Проведите анализ организационной структуры с целью выявления точек взаимодействия при работе с документами (отправитель → секретариат → исполнитель → контролер).
2. Разработайте диаграмму IDEF0 бизнес-процесса «Контроль исполнения документа» с указанием входов (документ), выходов (исполненный документ, отчет о состоянии исполнения), механизмов (секретарь, исполнитель, руководитель), управления (регламент исполнения документов).
3. Создайте схему маршрута документа «КАК ЕСТЬ»: регистрация → передача исполнителю → исполнение → возврат → проверка → архивирование.
4. Составьте таблицу проблем процесса контроля исполнения с количественными показателями.

Конкретный пример для темы:

Этап документооборота	Проблема	Количественный показатель
Регистрация документа	Дублирование регистрации в бумажном журнале и электронной таблице	Среднее время регистрации — 4,2 минуты
Назначение исполнителя	Отсутствие единой базы исполнителей и их компетенций	15% документов назначаются не тому исполнителю
Контроль срока исполнения	Отсутствие автоматических уведомлений о приближении срока	42% документов сдаются с просрочкой (в среднем на 2,1 дня)
Отчетность	Ручное формирование отчетов по исполнению	На формирование ежедневного отчета уходит 45–60 минут

«Анализ процесса контроля исполнения документов выявил системные проблемы: среднее превышение сроков исполнения — 42% (вместо плановых 5 рабочих дней документ исполняется за 7,1 дня); потеря 18% документов в процессе исполнения из-за отсутствия единой системы учета; 65% времени секретариата уходит на ручной контроль вместо стратегической работы; отсутствие оперативной информации о состоянии исполнения для руководства; невозможность анализа причин срывов сроков из-за отсутствия аудита действий».

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Цель раздела: Обосновать выбор пути автоматизации через сравнительный анализ готовых решений.

Пошаговая инструкция:

1. Проведите анализ 3–4 существующих решений для контроля исполнения документов:
   • СЭД «ДЕЛО» (Электронные офисные системы)
   • 1С:Документооборот
   • Directum RX
   • Кастомная разработка на платформе 1С:Предприятие 8.3
2. Создайте сравнительную таблицу по критериям: стоимость лицензии/разработки, срок внедрения, функционал контроля исполнения, интеграция с существующими системами (1С:УТ, 1С:Бухгалтерия), кастомизация под процессы ООО «Русфон».
3. Выберите стратегию автоматизации: разработка модуля контроля исполнения документов на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интеграцией в существующую систему 1С:Управление торговлей.

Конкретный пример для темы:

Решение	Стоимость (руб.)	Срок внедрения	Функционал контроля исполнения
СЭД «ДЕЛО»	680 000	3 месяца	Высокий (полный цикл документооборота)
1С:Документооборот	420 000	2 месяца	Высокий (глубокая интеграция с 1С)
Кастомная разработка на 1С:Предприятие 8.3	380 000	2,5 месяца	Максимальный (полная адаптация под процессы ООО «Русфон»)

«На основании сравнительного анализа выбрана стратегия кастомной разработки модуля контроля исполнения документов на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интеграцией в существующую систему 1С:Управление торговлей. Данный подход обеспечит глубокую интеграцию с финансовыми и торговыми процессами компании, возможность настройки бизнес-правил под специфику контроля исполнения в ООО «Русфон» и отсутствие ежегодных лицензионных платежей. Ключевое преимущество — реализация полного цикла контроля: от регистрации документа до автоматического формирования отчетов о состоянии исполнения с анализом причин срывов сроков».

1.4. Обоснование проектных решений

Цель раздела: Детально обосновать выбор технических, программных и информационных средств для будущей системы.

Пошаговая инструкция:

1. Информационное обеспечение:
   • Классификаторы: справочник типов документов, справочник статусов исполнения
   • Справочники: сотрудники, подразделения, контрагенты
   • Документы: входящий документ, исходящий документ, внутренний документ, поручение
   • Регистры: регистр исполнения документов
2. Программное обеспечение:
   • Платформа: 1С:Предприятие 8.3
   • Конфигурация: доработка 1С:Управление торговлей 8.3
   • Интеграция: обмен данными с 1С:Бухгалтерия через РИБ
3. Техническое обеспечение:
   • Сервер приложений: существующий сервер 1С
   • Рабочие станции: существующие ПК сотрудников
   • Сетевое оборудование: существующая локальная сеть

Глава 2. Проектная часть

Цель раздела: Представить детальное проектное решение системы контроля исполнения документов.

Ключевые элементы:

• 2.1. Разработка проекта автоматизации: выбор итеративной модели жизненного цикла, описание этапов, анализ рисков для каждого этапа (потеря данных при миграции, сопротивление персонала) с мерами снижения, описание средств обеспечения информационной безопасности (разграничение прав доступа, аудит действий).
• 2.2. Информационное обеспечение: информационная модель (диаграмма «сущность-связь» с 8–10 сущностями: Документ, Исполнитель, Поручение, СтатусИсполнения, СрокИсполнения), характеристика нормативно-справочной информации, входной и результатной информации.
• 2.3. Программное обеспечение:
  • Дерево функций системы: регистрация документа, назначение исполнителя, контроль срока, формирование отчетов
  • Сценарий диалога: последовательность действий пользователя при работе с документом
  • ER-модель базы данных (не менее 8 таблиц)
  • Дерево вызова программных модулей: модуль регистрации → модуль назначения → модуль контроля → модуль отчетности
  • Блок-схемы расчетных модулей: алгоритм контроля срока исполнения, алгоритм формирования отчета
• 2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание: обязательный раздел по требованиям Синергия — описание тестовых данных, демонстрация работы системы через не менее 7 экранных форм с описанием сценариев работы.

2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Цель раздела: Продемонстрировать работу системы на примере реального сценария контроля исполнения документа — обязательный раздел по требованиям Синергия.

Пошаговая инструкция:

1. Подготовьте тестовые данные для контрольного примера: данные документа (входящее письмо от контрагента ООО «Промтех»), исполнитель (начальник отдела закупок Иванов А.С.), срок исполнения (5 рабочих дней).
2. Создайте не менее 7 экранных форм:
   • Форма регистрации входящего документа
   • Форма назначения исполнителя и срока
   • Форма просмотра документа исполнителем
   • Форма промежуточного отчета исполнителя
   • Форма завершения исполнения
   • Форма отчета по исполнению для руководителя
   • Форма анализа причин срыва сроков (в случае просрочки)
3. Опишите сценарий работы с каждой формой.
4. Приведите результаты обработки контрольного примера с комментариями.

Конкретный пример для темы:

«Контрольный пример: контроль исполнения входящего письма от ООО «Промтех» №ПТ-487/24 от 15.02.2026 о поставке оборудования. Входные данные: документ зарегистрирован 15.02.2026, исполнитель — начальник отдела закупок Иванов А.С., срок исполнения — 5 рабочих дней (до 20.02.2026). Результат обработки: система автоматически зарегистрировала документ, назначила исполнителя, отправила уведомление на корпоративную почту исполнителя. За 1 день до окончания срока система отправила напоминание. 19.02.2026 исполнитель загрузил в систему проект договора поставки. 20.02.2026 исполнитель отметил документ как исполненный, система сформировала отчет о своевременном исполнении. Время полного цикла контроля — 2,5 минуты против 18 минут при ручной обработке».

Глава 3. Обоснование экономической эффективности проекта

Цель раздела: Рассчитать показатели экономической эффективности и представить результаты в наглядной форме.

Пошаговая инструкция:

1. Рассчитайте единовременные затраты: разработка системы (380 000 руб.), обучение персонала (45 000 руб.).
2. Рассчитайте текущие затраты: обслуживание системы (15 000 руб./мес.).
3. Определите годовой экономический эффект:
   • Сокращение времени контроля исполнения с 18 до 2,5 минут на документ
   • Снижение количества срывов сроков с 42% до 8%
   • Снижение потери документов с 18% до 0%
   • Снижение трудозатрат секретариата на 65%
4. Рассчитайте показатели эффективности и представьте в таблице.

Конкретный пример для темы:

Показатель	Значение
Единовременные затраты, руб.	425 000
Годовой экономический эффект, руб.	2 180 000
Срок окупаемости, месяцев	2,3

«Годовой экономический эффект от внедрения системы составит 2 180 000 руб., включая: экономию времени секретариата (1 320 000 руб. при обработке 35 000 документов в год), снижение штрафов за срыв сроков исполнения (540 000 руб.), снижение потерь от упущенных возможностей из-за потери документов (320 000 руб.). Срок окупаемости проекта — 2,3 месяца при единовременных затратах 425 000 руб.»

Заключение

Цель раздела: Подвести итоги работы и подтвердить достижение цели.

Пошаговая инструкция:

1. Напомните цель работы.
2. По каждой задаче из введения приведите конкретный результат.
3. Сформулируйте общий вывод о степени достижения цели.
4. Оцените планируемый эффект от внедрения системы.

Практические инструменты для написания ВКР «Автоматизация контроля исполнения документов на примере ООО "Русфон"»

Шаблоны формулировок

Для актуальности:

«Актуальность темы обусловлена тем, что в ООО «Русфон» контроль исполнения документов осуществляется преимущественно вручную через электронные таблицы и бумажные журналы, что приводит к систематическому превышению сроков исполнения на 42% (при плановых сроках 5 рабочих дней фактическое исполнение занимает в среднем 7,1 дня), потере 18% документов в процессе исполнения и отсутствию оперативной информации о состоянии исполнения для руководства. Внедрение автоматизированной системы контроля исполнения документов позволит сократить сроки исполнения на 35%, исключить потерю документов и обеспечить прозрачность документооборота для руководства в режиме реального времени».

Для цели и задач:

«Цель работы: разработка и внедрение системы автоматизации контроля исполнения документов для ООО «Русфон».
Задачи исследования:
1. Провести анализ организационно-экономической деятельности ООО «Русфон» и существующей системы контроля исполнения документов.
2. Выявить и обосновать проблемы ручного контроля исполнения документов на основе анализа бизнес-процессов и статистики исполнения.
3. Обосновать проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению системы контроля исполнения документов.
4. Спроектировать архитектуру системы контроля исполнения документов с проведением контрольного примера реализации проекта.
5. Рассчитать экономическую эффективность внедрения разработанной системы».

Чек-лист самопроверки

• ☐ Есть ли количественные показатели проблем (превышение сроков, потеря документов, время обработки)?
• ☐ Построены ли все обязательные диаграммы: организационная структура, IDEF0 процесса контроля исполнения?
• ☐ Проведен ли сравнительный анализ минимум 3 решений для контроля исполнения документов?
• ☐ Соответствует ли количество сущностей в информационной модели количеству таблиц в ER-диаграмме?
• ☐ Присутствует ли обязательный раздел 2.4 «Контрольный пример» с не менее 7 экранными формами?
• ☐ Рассчитаны ли показатели экономической эффективности с обоснованием методики?
• ☐ Есть ли в приложении фрагмент листинга кода объемом ~400 операторов (модуль контроля сроков)?
• ☐ Знакомы ли вы со всеми требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов?

Два пути к успешной защите ВКР

Путь 1: Самостоятельная работа

Полноценное написание ВКР по теме автоматизации контроля исполнения документов потребует от вас 155–185 часов концентрированной работы. Вам предстоит:

• Изучить 15–20 источников по документообороту и проектированию ИС
• Собрать и обработать данные о деятельности ООО «Русфон»
• Провести анализ бизнес-процессов и построить диаграммы
• Разработать полную архитектуру системы контроля исполнения (информационную модель, сценарий диалога, алгоритмы)
• Подготовить контрольный пример с не менее 7 экранными формами
• Рассчитать экономическую эффективность проекта
• Написать фрагмент программного кода (~400 операторов)
• Согласовать каждый раздел с научным руководителем

Этот путь подойдет целеустремленным студентам с запасом времени. Однако будьте готовы к стрессу из-за дедлайнов, необходимости исправлять критические ошибки (отсутствие контрольного примера, неполные диаграммы) и риску несоответствия требованиям кафедры.

Путь 2: Профессиональная помощь как стратегическое решение

Обращение к специалистам — это взвешенное решение для студентов, которые хотят:

• Гарантированно соответствовать всем требованиям Синергия, включая обязательный раздел контрольного примера 2.4
• Сэкономить 155+ часов для подготовки к защите или основной работы
• Получить работу с реалистичными данными ООО «Русфон» и корректными расчетами
• Иметь поддержку до самой защиты и бессрочные доработки по замечаниям руководителя

Профессиональная помощь позволяет сделать фокус на результате — успешной защите с высоким баллом — вместо погружения в сложности проектирования и контрольного примера. Это не «списывание», а стратегическое распределение ресурсов: вы концентрируетесь на защите и понимании работы, а эксперты обеспечивают гарантию соответствия стандартам Синергия.

Итоги: ключевое для написания ВКР «Автоматизация контроля исполнения документов на примере ООО "Русфон"»

Успешная ВКР по автоматизации контроля исполнения документов в университете «Синергия» строится на трех китах: глубоком анализе существующего процесса контроля в ООО «Русфон», детальном проектировании системы с обязательным контрольным примером (2.4) и корректном расчете экономической эффективности. Стандартная структура работы включает аналитическую главу (1.1–1.4), проектную часть с контрольным примером (2.1–2.4) и обоснование экономической целесообразности (Глава 3).

Реалистичная оценка трудозатрат — 155–185 часов — поможет спланировать работу без авралов перед дедлайном. Ключевые риски самостоятельного написания: отсутствие количественных показателей проблем, отсутствие или неполный контрольный пример, неполные диаграммы бизнес-процессов и несоответствие требованиям Департамента Цифровой экономики.

Финальный акцент: Написание ВКР — это финальный этап обучения, который должен подтвердить вашу готовность к профессиональной деятельности. Если вы хотите пройти его с максимальной надежностью и минимальным стрессом, профессиональная помощь может быть оптимальным решением, позволяющим гарантировать соответствие стандартам Синергия и сосредоточиться на успешной защите.