Вот уже несколько лет большое количество государственных компаний и коммерческих предприятий активно используют собственные или купленные в готовом виде системы электронного документооборота. Особенно актуальными они являются для финансовых компаний, которые имеют дело с большим количеством различной отчетности и работают с конфиденциальной информацией.
Сейчас на IT-рынке программного обеспечения можно найти огромное количество всевозможных средств для организации электронного обмена документами, но есть вариант и самостоятельного создания подобной системы – главное, чтобы у компании, для которой делается этот софт были финансовые и технические возможности для полноценного запуска этой системы.
Любой IT-специалист или студент-выпускник технического направления должен понимать, что любая программа, используемая в компаниях в качестве хранения данных, должна уметь обрабатывать, формировать и хранить различную электронную документацию. И этому есть ряд причин:
- во-первых, в электронном виде документы лучше храниться и на это не надо выделять дополнительного помещения;
- во-вторых, тратится намного меньше средств на поддержку такого способа хранения, поскольку стоимость дискового пространства намного ниже цены бумажного носителя;
- в-третьих, упрощается система поиска и доступа к необходимых документов у каждого сотрудника путем использования клиент-серверных технологий и наличию простого интерфейса;
- в-четвертых, можно сохранять информацию в абсолютно различных форматах, будь то аудиофайл, чертеж, обычный документ или ответная ведомость;
- и наконец, в-пятых, в информационной базе легче организовать защиту и пресечь доступ третьих лиц к важным документам и финансовой информации.
Исходя из вышесказанного, следует понимать, что система ЭДО предполагает не только слаженную работу всех остальных компонентов программной среды, в которой она находится, но также хороший уровень технических знаний у самих разработчиков и применение проверенных и эффективных средств для защиты конфиденциальных и личных данных путем резервирования, шифрования и криптографической защиты.
