Проблемы автоматизации бухгалтерского и кадрового учета на базе программы 1С Зарплата и кадры и пути их решения

Работа подготовлена и защищена в 2018 году в Московском Финансово-промышленном университете Синергия, Факультет Информационных систем и технологий, для специальности «Информационные системы и технологии», для направления «Информационные системы», для специальности «Прикладная информатика (в экономике)».

Для становления рыночных условий хозяйствования необходимо постоянное улучшение и оптимизация всей системы экономической работы внутри коммерческого предприятия. И зачастую возникает потребность в увеличении эффективности ИО процесса управления такой компанией.

В процессе установки управленческих решений качество применяемых данных в большей степени зависит от объема финансовых ресурсов, размеров доходов, рыночной стоимости компании, вариативности выбора инвестиционных проектов и финансовых инструментов вложения средств и других показателей, которые отвечают за уровень благосостояния собственников коммерческой организации и скорости развития предприятия в целом. Увеличение размеров капитала, которые есть в компании, а также разделение ее хозяйственной деятельности повышает роль качественных данных, необходимых в процессе принятия финансовых решений, направленных на увеличение эффективности этой деятельности.

В таких условиях особое значение имеет система управленческого учета. Такая система становится органической частью бухучета, поддерживающей различных пользователей своевременной, достоверной и полноценной информацией по вопросам деятельности компании.

Входящая качественная и количественная информация приходит из различных источников: она составляется в различных подсистемах организации, а также в открытой бизнес-среде.

Рабочая сила сегодня самая активная часть производственного потенциала. От обеспеченности данным ресурсом и от его применения часто зависит исход экономических и социальных задач, которые есть у компании.

Суть рабочего времени описана в статье 91 ТК РФ - это некая часть календарного времени, когда работники в рамках правил внутреннего трудового распорядка компании или в условиях трудового договора должны реализовывать свои непосредственные обязанности в компании, а также другие периоды времени, которые исходя из законных положений могут относится к рабочему времени [1].

По итогу, кроме времени, когда сотрудник должен нести свою трудовую функцию, исходя из правил распорядка труда или договора, к рабочему времени можно отнести, например, перерывы на обогрев и отдых, которые характерны для сотрудников, работающих в холодное время в неотапливаемых помещениях или на улице, а также грузчикам, которые заняты погрузкой/разгрузкой (статья 109 ТК РФ]; а также перерывы для кормления ребёнка, которые актуальны для женщин, имеющие детей до 1,5 лет (статья 258 ТК РФ]; простои (статьи 74, 157 ТК РФ]; перерывы для перерыва на обед по месту работы, если в рамках производства нельзя устраивать перерывы для группового питания (часть 3 статьи 108 ТК РФ].

Законодатель также включает обязанность работодателя учитывать время, которое отрабатывает любой сотрудник. Главным документом, которые такой учет подтверждает, становится табель учета рабочего времени.

Есть несколько видов учета рабочего времени: без суммирования (поденный, еженедельный] и суммированный. Первый тип применяется в рамках, когда работник работает ежедневно одинаковое количество времени. Еженедельный учет реализуется, если длительность ежедневной работы работника различается, но в неделю получается равно число отработанного времени. Второй тип применяется тогда, когда длительность рабочего времени в день, в неделю различна. Переработка в один период компенсируют недоработки в другой. Но в любом случае за период (месяц, квартал, год] работник обязан все требуемые часы отработать.

За отказ от учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, которая налагается надзорными органами.

До начала деятельности работник должен отметить свой приход, по факту завершения работы - свой уход, причем в порядке, который есть в организации. Табельные доски и остальные инструменты учета должны быть доступны за полчаса до начала работы и сразу же по факту ее окончания. Работодатель должен поддерживать корректность занесения данных по факту прихода и ухода сотрудников.

Отклонения от применения рабочего времени ставятся как прогулы, незапланированное отсутствие на рабочем месте, нерациональное использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения своих вопросов.

Для учета времени труа при почасовой системе оплаты труда используют формы унифицированного Табеля учета отработанного времени (унифицированные формы № Т-12, № Т-13] Форма Т-12 используется, если учет проводится вручную, Т-13 - если автоматически.

Табель учета должна вести любая компания. Этот документ нужен для того, чтобы:

Учитывать, как сотрудники расходуют свое рабочее время, стараются ли соблюдать устав;

Получать информацию по отработанному времени;

Учитывать уровень з/п;

Готовить отчетность по труду для статистики.

В Табеле учета отработанного времени отражается сумма явок и неявок (и их причин) каждого сотрудника на работу, данные по переработке, отпускам, командировкам, простоям и т.д. Табель учета отработанного времени становится основание для расчета з/п.

В постоянно работающих организациях, а также в некоторых цехах и на отдельных типах работ, где в рамках производства не соблюдается указанная для работников ежедневная или еженедельная длительность работ, работодателем, исходя из мнения профсоюза, может использоваться суммированный учёт отработанного времени (статья 104 ТК РФ).

Расчетным периодом становится месяц, квартал, полугодие или год. Расчетный период, исходя из статьи 104 ТК РФ, не может быть более года.

Этот специальный порядок учета отработанного времени помогает учесть продолжительность всего времени труда в сутки и неделю при его изменении от требуемой трудовым законодательством нормы для любой категории персонала. При этом длительность рабочего дня за учетный период не может быть больше адекватного размера рабочих часов (статья 104 ТК РФ).

Исходя из пункта 2 статьи 104 ТК РФ очередность ведения суммированного учета отработанного времени устанавливается правилами локального распорядка труда [3].

Часто фирмы используют суммированный учет отработанного времени, согласно которому указанная законодательством норма отработанного времени должна быть выполнена на месяц. Месячную норму отработанного времени выделяют исходя из сокращенной или стандартной продолжительности дня или рабочей недели и суммы рабочих дней в месяце по графику пятидневки по правилам исчисления длительности рабочего дня.

Если переработка сверх нормы рабочих часов не оправдывается недоработкой (в рамках учетного периода), то все лишние часы учитывают, как работа сверхурочно и оплачивают в двойном размере.

От грамотного применения трудовых ресурсов и правильной организации труда зачастую зависят итоги деятельности фирмы. Уровень применения рабочей силы оценивается параметрами расходования рабочего времени года одним сотрудником и всеми участниками процесса производства. Результативность применения рабочей силы основана на параметрах производительности труда.

Адекватный плановый запас фонда отработанного времени выражен расчетным путем. Из календарных дней года вычитают 12 дней праздников, 52 выходных (а если пятидневка – то 104), 28 отпускных, 5 дней неявок по болезни. Итог - 268 дней или 216 дней работе 5 дней.

Показатель расходования рабочего года равен отношению итоговой длительности рабочего года на актуальный фонд рабочего времени. Итоговую длительность рабочего года выражают методом деления всего числа отработанных дней на средний показатель числа работников. Расчеты реализуются как в целом по компании, так и по конкретным категориям работников.

В компании по итогам года выделяют % расходования рабочего времени как отношение уже отработанных в компании человеко-часов к примерному годовому фонду отработанного времени.

Примерный годовой фонд отработанного времени равен произведению числа сотрудников на 268 рабочих дней в году и 7 часам (длительность рабочего дня) [2].

В рамках применения рабочего времени рассчитывается 2 вида резервов: применение рабочего времени и создание валовой продукции. Резерв времени труда отражается в виде разницы примерного годового фонда отработанного времени и завершенных человеко-часов. Резерв производства валового продукта равняется произведению резерва отработанного времени и часовой эффективности труда.

Методикой равномерного применения рабочей силы считается сглаживание сезонности труда. В сельском хозяйстве (особенно при выращивании растений) 1/4 рабочих дней пропадает из-за сезонности труда. В рамках аналитического и бухучета исследуется информация об применении рабочего времени каждый месяц. Бывает, что в зимние месяцы время работы расходуется на 70-80 %, а в период лета на 110-130 %. По факту анализа определяется необходимость сезонных сотрудников.

Учет сезонных колебаний в числе требуемых сотрудников по месяцам помогает точнее выразить потребность в рабочей силе. Потеря времени труда из-за сезонности равна отношению max и min занятости рабочей силы. Эти потери включаются в резерв и могут применяться при условии его совокупного освоения.

Сезонность определяется показателем сезонности, вырожденным как отношение затрат труда в конкретный период к средним расходам за период. Средние затраты за период выражаются как сумма затрат труда по месяцам, разделённая на количество.

В компании иногда могут возникать потери времени работы, и важно подробно понимать причины их образования. Ведь причины могут быть как субъективного характера, так и объективного (отпуск, простой, прогул, болезнь). Все эти потери изучаются по отдельности и анализируются, но изначально рассматриваются потери, которые зависят от компании. Снижение потерь времени труда, связанных с коллективом, является резервом повышения производства продукции, и при этом не требуется дополнительны вложений.

Целью работы является автоматизация бухгалтерского и кадрового учета на базе программы 1С зарплата и кадры и пути их решения. За счет внедрения данной системы компания должно получить экономические выгоды в виде снижения трудоемкости автоматизируемых операций., а именно учета рабочего времени сотрудников.

Объектом исследования является ООО «Озенмунайгаз», предмет исследования – Проблемы автоматизации бухгалтерского и кадрового учета на базе программы 1С зарплата и кадры и пути их решения.

При написании ВКР использовались методы научного исследования, а именно: поиск литературы по теме исследования, изучение нормативной базы, применение методов сравнения и анализа.

Основные задачи проекта:

Изучение работы исходной компании;

Определение неавторизованного процесса и доказательство важности его оптимизации;

Доказательство важности личной разработки ИС;

Определение варианта разработки;

Определение характеристик ИС;

Создание моделей по видам обеспечения;

Описание эффективности работы ИС.